10月22日真理堂實體會議: 討論與確認家庭裝備的報名系統欄位與財務部對於報名繳費後的彙整報表內容

 

會議地點: 真理堂

與會人員: 家庭裝備秀美、財務部、明理、怡如、旭倫、Deborah

本實體會議主要分為兩個部分，分別是關於家庭裝備活動報名欄位的確認，以及教會財務部對於報表彙整系統的需求確認。

會議紀錄摘要

(1) 家庭裝備等活動或課程報名欄位的討論與確認

本次會議針對數位轉型後的報名系統流程和所需欄位進行了確認，旨在簡化流程並提高靈活性。

報名流程與票種設定

  • 使用者流程簡化： 未來的報名流程將改為使用者先選擇票種，再填寫資料，最後付款。這種模式類似於訂購機票或高鐵票，先確認人數（如成人、小孩）和票種（如夫妻票、個人票）後，系統會自動帶出對應需要填寫的資料欄位。
  • 家庭報名拆分與識別： 過去是以家庭為單位填寫一張表單，未來將把資料拆分為獨立的個人資料（例如夫妻各自填寫資料，小孩亦是）。
    • 為確保能識別家庭關係，系統會為同一筆報名產生一個訂單序號，管理員可透過此序號辨別報名者是否屬於同一家庭或團體。
  • 票種靈活性： 管理員可以設定多種票種，包括一般票（成人）、雙人票（優惠/套票）、兒童票和早鳥票。票種名稱可以自訂（例如「雙人票」可改為「夫妻」或「男女朋友一起報」）。
    • 早鳥票主要針對個人票，並設有截止期限和張數上限。其功能上不適用於雙人優惠。

特定課程欄位調整與確認

  • 夫妻與兒童資料欄位：
    • 由於報名資料拆分，夫妻的報名表單必須新增「配偶」欄位。
    • 兒童的資料欄位除姓名、年齡外，需新增「父親/母親」欄位，以確定親子關係。
    • 夫妻課程可能需要調查「婚齡」（結婚幾年），並建議以文字輸入或下拉選單區間方式呈現。
  • 營會相關欄位： 營會性質的活動（如家庭營會）需要蒐集保險資料。因此，兒童和成人報名資料都需包含身份證號和出生年月日。
  • 迦拿婚姻課程問題與解決方案： 由於此課程同時有夫妻和男女朋友參加，若在營會中需要安排住宿，難以判斷關係。
    • 解決方案： 建議針對同一活動開立兩組獨立報名：一組為「夫妻報名」，使用夫妻表單；另一組為「男女朋友報名」，使用男女朋友表單。這使系統在後端能自動分流，簡化住宿安排和報表彙整作業。
  • 約會的藝術（男女朋友課程）： 討論確認，此類課程應移除「孩子數量」和「預計何時結婚」欄位。必須包含「婚姻狀況」欄位，選項應包括單身、離異、喪偶。
  • 審核欄位處理： 針對「是否經牧者約談」等極少用到的獨有欄位，建議不列為固定欄位，而是以自定義欄位處理或在後端人工處理，以免表單過於複雜。

牧區與分區的政策問題

  • 結構調整： 因應教會政策轉向「區牧區化」或「分區化」，報名表單需新增「所屬牧區」和「分區（小區）」欄位。這些欄位將採用層疊式下拉選單，依序選擇牧區、分區、小組。
  • 政策維護挑戰： 此結構要求教會領導層必須定期維護（例如每半年一次）組織結構資料的準確性。管理層缺乏清晰的政策指引（例如誰是牧師、哪些分區）是目前系統開發和資料維護的難點。

(2) 財務部對於各種活動或課程報名繳費系統彙整的報表欄位的討論與確認

會議討論了數位化金流上線後，財務部所需面對的作業流程改變和報表需求。

金流模式與作業流程變革

  • 未來金流模式： 系統將從現行透過第三方支付（如綠界）每月撥款幾次，轉變為直接對接銀行，因此款項撥入教會戶頭的頻率將大幅增加（可能為每日撥款）。
  • 財務作業頻率增加： 由於金管會限制，銀行不能壓錢太久，款項將更頻繁入帳。因此，財務部可能需每天處理傳票（切傳票）和入帳。
  • 報表對帳基準： 財務部對帳的基準將從交易日轉為撥款入賬日。系統產生的報表需以撥款日為單位，彙整當天所有入帳的活動總金額。
  • 報表內容需求： 財務部主要關注總收入，並要求報表能清楚呈現每一筆入帳金額（例如 5,000 元）來自哪些活動、多少細項。
  • 退刷處理： 未來退刷將作為獨立的負項交易呈現，不會在撥款前被抵銷。報表必須能讓財務部清楚看到退款項目。
  • 報表查詢靈活性： 系統需提供靈活性，允許財務人員依特定期間（例如 7/1 至 7/10）抓取入帳明細，並依活動名稱分類彙整。

財務流程自動化與預算規劃

  • 自動化需求： 鑑於未來可能面臨每日大量的入帳作業，為了減輕財務人員手動輸入資料的痛苦，建議推動財務流程自動化。
  • 預算建議： 建議在年度預算中編列一筆專案預算（預估約 20 萬元）用於第二階段的自動化作業開發，以便系統上線後，若實際作業困難，能即時投入資源。
  • 自動化目標： 最終目標是讓系統能產出符合教會會計系統（正航）格式的批次匯入檔案，以便財務人員每日或定期將報表直接匯入會計系統，實現自動帶入科目和金額。
  • 後續確認事項： 需向會計系統廠商（正航）確認是否支援批次匯入功能，並需與教會領導層（如數轉預算相關部門）溝通預算編列事宜。

會員資料維護： 未來的報名系統會與會友資料庫整合，會友可自行維護其牧養和個人資料，解決資訊落差問題。