0813真理堂實體會議_裝備查詢

8月13日實體會議: 裝備查詢

會議地點:真理堂

與會人員: Joann、明理、怡如、允中、旭倫、Deborah

本次會議主要聚焦於裝備查詢系統討論。

一、數位轉型的必要性與挑戰

轉型震盪與人的因素：
- 數位轉型對教會而言將帶來一定的「震盪」，但這是好的，因為教會不能永遠停留在過去的習慣中。
- 旭倫以自身職場經驗為例，數位轉型曾導致其部門8人走了7人，這些人平均年資達20年，顯示轉型對資深同工的衝擊。
- 教會面臨許多需求、作業習慣和人的因素，其中最困難的是「人的因素」。
- 同工平均年齡約50歲以上，部分人對科技不熟悉甚至抗拒，例如從桌機換筆電這樣簡單的事都可能讓同工感到不安。
教會現況與思維落差：
- 教會不應總是停留在傳統階段，應走在時代的前面，帶領方向，而非被世界帶領.
- 教會同工極度願意配合且服務的心態「太過度」（over），導致作業困難（如活動報名截止後仍接受報名，造成住宿、飲食安排困擾），而非系統本身的問題。

二、第一階段系統功能規劃與討論 會議確認第一階段要優先完成以下四個核心項目：

會員管理 (Membership Management)
奉獻查詢管理 (Offering Inquiry Management)
報名繳費系統 (Enrollment and Payment System)
- 目前的線上報名系統（WIX/AccuPass /Google）雖有抱怨但仍在一程度之上。
- 新報名系統若能順利運作，將取代現有的WIX系統。
- 討論到代理報名問題（如小組長幫多名組員報名，但留下自己的電話和Email），導致無法個別通知或傳送QR Code. 建議未來推廣會員本人線上報名，或由教會管理員協助長輩/孩童建立帳號。系統會避免重複電話和Email的使用。
文字見證的AI知識管理 (AI Knowledge Management for Textual Testimonies)
受洗轉會流程 (Baptism and Membership Transfer Process)
- 這塊牽涉較廣，包含牧區資料、小組長權限等，目前系統中缺乏這些資料，需要深入討論流程及資料收集方式.
- 預計下週會議將重點討論成人受洗轉會流程.
- 提到牧養架構的變動性（例如會友所屬牧區/小組可能變動），需要有彈性的管理員機制來修正資料。

三、裝備查詢系統的討論

第一階段「簡化版」實施：
- 原先認為裝備查詢（如課程記錄）複雜難以在第一階段完成.
- 後經討論，決定在第一階段實現一個「最陽春」的裝備課程記錄查詢功能，至少讓會友有感。
- 此功能是將舊系統（WIX等）的裝備資料匯入新系統，並在新系統中開放查詢介面。
  - 核心目標：讓會友能查詢課程通過與否的記錄。
  - 操作方式：舊資料一次性匯入；新活動的裝備資料則透過新報名系統匯出標準報表，再匯入裝備系統.
  - 驗證方式：會友查詢時需輸入電話號碼和出生年月日以驗證身分，確保查詢到的是本人正確的課程記錄。
  - 優點：作為新系統的「亮點」功能，吸引會友使用，因為目前查詢痛苦且大家都有此需求。該功能僅是「小功能」，不影響未來更複雜的裝備系統基礎架構。
更複雜的功能延後：
- 點名、點名表、掃描歸檔、牧師人工確認通過與否、備註未通過原因等詳細的裝備管理功能，將延至第二階段討論實施。
- 同名同姓導致的人工輸入錯誤問題，未來可透過與database中的姓名+電話+生日比對來解決。

四、牧養架構（牧區、分區、小組、小隊長）的討論

五、會議結論與待辦事項