真理堂數轉小組第二十次週會

8月7日(四)中午12:45

與會人員: Joann、詩清長老、明理、允中、Joseph、旭倫、Deborah

 

會議摘要：

一、數轉小組成員調整

  • 新成員：怡如主任將加入數轉小組。她將從原來的裝備部調至主牧辦公室，並參與未來的系統開發工作，因其對教會的了解及在推動事務上的關鍵角色而受到推薦。
  • 交接計畫： 怡如預定8/21開始參加數轉週會，在8月底前與允中進行交接。從9月開始，明理哥和怡如主任將代表教會作為主要聯絡人。
  • 需求收斂： 未來幾週是收斂教會第一階段需求的關鍵時刻。教會希望旭倫能每週花半天時間到教會與怡如、明理哥或相關同工，進行討論以協助梳理並決定需求。期待旭倫能提供外部視角與過去系統開發經驗的寶貴建議，協助教會內部跨部門的討論與決策。

二、Google Workspace 導入計畫

  • 申請成功： 明理哥成功重新為教會申請到 Google Workspace for Non-profits。
  • 資源額度： 此次申請獲得了 2000個帳號額度，基本足夠教會使用。同時，還獲得了 100TB的雲端空間，遠超過教會目前NAS（約6-10TB）的使用量，足以將絕大多數教會資料備份至雲端。
  • 導入策略：
    • 初步階段： 明理哥計劃先向核心牧者會議報告並獲得同意，才能進行週會公告，並會清楚說明升級Google Workspace的好處，以及為何必須進行轉換（如解決個人帳號資料分散的風險）。
    • 部門推動： 將採取逐部門替換的方式，透過各部門會議進行申請教學，幫助整個部門上線。
    • 教育訓練： 會安排基本教育訓練，幫助同工熟悉Google Meet等功能。
    • 技術評估： 需評估Google Workspace的組織設定、權限存取、空間限制，以及與現有電腦帳號整合等工作。
    • 資料梳理： 建議各部門在導入前先梳理資料，清理不必要的老舊檔案。媒體部的NAS影片資料檔案偏大，建議單獨討論是否導入。
    • 費用整合： 由於各部門目前可能單獨購買Google Workspace相關服務，導入後將請財務部門協助梳理並停止不必要的重複花費。
  • 技術協助： 亞諾團隊表示Google API成熟、穩定、安全且易於連接，擴充性強，可提供整合經驗。Joseph建議明理哥先列出具體需求，以便判斷哪些可自行設定，哪些需工程協助。

三、會員管理系統功能確認

  • 會員註冊欄位： 目前會員註冊僅有四個核心欄位。Joann提出是否納入工作經歷、學歷、恩賜等非必填但重要的會員資料。旭倫表示，後台已建置完整的會員欄位，只是會員暫未填寫，等到下週討論會友系統時將審閱所有會友資料欄位。
  • 密碼規範：
    • 討論是否依循Google的密碼規範（大小寫英文、數字、特殊符號）。
    • 決議： 為兼顧安全性與使用者便利性，密碼長度至少8位數，需包含英文（至少一個大寫）和數字的組合，但不強制要求特殊符號。
  • 認證方式： 會員將透過手機簡訊和Email進行認證。
  • 資料刪除與保存：
    • 需求： 管理系統需有新增、停用、刪除功能。刪除功能是必要的，因為會員有權要求刪除其個資，教會也需制定資料刪除政策以保護自身。
    • 爭議點： 教會目前政策是「一日會員，終身會員」，不主動刪除資料。但曾有會員要求刪除資料（如轉會、家屬要求）。
    • 建議： 建議與法務部門討論個人資料保存期限問題，因法規可能對宗教團體有特定要求。旭倫建議不主動刪除，但可將兩年未登入的帳號停用。明確表示目前保留的資料不含特種個資。教會傾向不刪除會員資料，因裝備紀錄等有助於了解會員在教會的旅程。
    • 決議： 請明理哥聯繫總會資訊部的騰心(?)，同時也找軒豁聯繫法務顧問，檢視內政部針對全國性宗教財團法人個資管理保護法的規定，以確保合規。
  • 資料匯入/匯出：
    • 權限限制： 匯入和匯出功能應僅開放給最高權限的系統管理員。這是為了資料安全考量，因這些功能涉及大量資料的流動。
    • 檔案格式： 匯出格式將採用Excel，而非CSV，以方便非資訊人員讀取和避免資料格式跑掉。
    • 內部管理： 強調教會內部需制定權限管理表和保密協議，特別針對掌握所有資料的資訊人員。應思考未來非資訊人員接手時的系統操作便利性，避免所有風險集中於資訊人員。

四、會員奉獻查詢系統功能確認

  • 會員查詢功能：
    • 會員可查詢其奉獻紀錄。
    • 前置要求： 查詢前若未填寫身分證字號，系統將導引會員補填。不需提供出生年月日。
    • 查詢範圍： 預設顯示當年奉獻紀錄，但可回溯查詢近三年資料，以滿足會員查詢紀錄的需求。
    • 頁面顯示： 依明理哥提供的顯示方式進行，並將區分可開收據與不可開收據的內容。明理哥將提供API細部欄位判斷資料給旭倫。
  • 管理者（牧者）查詢功能：
    • 牧者可依姓名及時間區間查詢會員的奉獻狀況。
    • 隱私保護： 牧者僅能看到會員是否有奉獻，無法看到具體金額，以保護隱私。
    • 權限設定： 考量是否將牧者查詢功能硬寫在程式中，僅供特定身份（如全職牧者）使用，以增加保護層級。
    • 決議： 考量到牧者看不到金額，且誤開機率不高，決定不硬寫限制，而是交由系統管理員透過權限勾選來管理，提升彈性。

五、下一階段工作

  • 本週重點： 聚焦於會員奉獻查詢系統的資料討論，目標是使其能達到相關需求確認。
  • 下週重點： 將審閱整個「會友資料欄位」，包括個人學經歷、恩賜、牧區資料，以確保完整性，為洗禮、堅信禮、轉會等功能做準備。
  • Phase I功能範圍界定： 目前在需求書已有初步顯示，亞諾將在需求書的工作時程表上明確列出各項功能系統查核點，作為給開發廠商(SA)在評估人力調配、技術能量、開發時間等的重要參考指標。
  • 協調會議： 旭倫與明理哥將另約時間討論Google Workspace導入的執行層面細節，特別是從管理者端導入的策略。旭輪與Joseph也將協調與教會同工的討論時間，可能為週三下午，並會預先列出待討論項目。