真理堂數轉小組第二十一次週會會議紀錄
8月14日(四)中午12:45
與會人員: Joann、詩清長老、明理、允中、Joseph、旭倫、Deborah
會議摘要：
本次會議主要針對多個系統功能的需求進行討論與確認，並訂定後續工作計畫。
- 整體專案進度與目標
- 主席Joann分享亞諾(旭倫、Deborah)與真理堂(Joann、明理、允中、怡如)數轉小組昨日(8/13)在真理堂的實體會議針對裝備查詢的討論非常有效率，有很好的進展。預計再經過兩到三次的確認，第一階段的需求收斂即可接近尾聲。感謝所有參與討論的團隊成員。
- 再次確認第一階段的需求功能系統如下:
(1)會員資料管理系統。
(2)會員奉獻查詢系統。
(3)會員裝備查詢系統。(第一階段只要有查詢是否有通過裝備/課程的基本功能即可。其他較複雜的功能移到第二階段進行。)
(4)會友線上申請暨簽核系統。
(5)線上報名表單管理系統。
(6)會員報名及繳費系統。
(7)AI KM知識庫系統。 - 下週(8/21)週會會議時間調整為12:30 PM至1:10 PM。
- 已確認或討論中的主要功能
- 會員奉獻查詢系統
- 調整： 為加強驗證，會員進行奉獻查詢時，系統會同時檢查身分證字號與出生年月日。若會員未填寫，系統會引導填寫。
- 聲明： 填寫前會跳出「個資聲明」供會員確認。明理需確認與奉獻相關的個資法規。
- 查詢範圍： 提供追溯三年內的奉獻查詢功能。
- 進度： 本週奉獻功能大致告一段落，僅需補充資料。下週將再確認頁面排版，並會提供新版排版。
- 會員資料管理系統
- 資料匯出功能
- 會員資料匯出： 要求廠商提供Excel格式（新舊版本皆可），以便未來交接及所有同工操作，不使用特殊資料庫格式。
- 會員身份匯出： 需包含會員具備的權限，供教會記錄與審核。
- 延伸議題（下週實體會議討論）： 是否需匯出每種身份別的人員姓名，此議題較大。
- 資安考量（特別針對資料匯出）
- 權限管理： 必須非常清楚。
- 敏感個資顯示： 頁面顯示的個資數量應受限制（例如不超過五筆），防止大量截圖外洩。
- 行為監控： 導入網域行為監控，例如偵測螢幕截圖次數過多時發出警報或禁止操作。
- 標準： 要求建制廠商至少需符合產發署國家標準的「中級」資安標準，此為必要條件，會列入需求書。
- 操作記錄： 應為系統開發商的標準配備。
- 資料匯出功能
- 會員裝備查詢系統
- 資料來源： 需要請明理哥轉達怡如整理出裝備資料的欄位。
- 查詢前驗證： 與奉獻查詢類似，若未填寫出生年月日，系統會要求補填。
- 比對資訊： 目前設定使用姓名、電話、出生年月日這三項資料來比對裝備記錄。
- 聲明： 個資聲明可沿用奉獻查詢的內容。
- 頁面顯示： 進入頁面會顯示所有裝備資訊，包括通過與否及原因。
- 管理者功能：
- 匯入： 教會可將現有表格匯入系統，由怡如提供資料格式。
- 單筆資料編輯： 支援新增、修改、刪除。
- 快速查詢： 可按姓名和課程名稱查詢。
- 第一階段定位： 作為單純的資料查詢平台，是本期建構的「亮點」。
- 功能限制： 第一階段不與其他系統連結（如裝備轉移、報名轉移），因涉及更複雜的課程管理系統。更進階功能將在下一階段（Phase 2或Phase 3）建構。
- 取代： 此功能將取代現有的WIX系統。
- 資料匯入： 教會現有資料庫的資料可透過Excel格式匯入新系統。
- 會友線上申請暨簽核系統（洗禮、轉會、堅振部分）
- 現況： 牽涉較複雜的流程細節，會定到下週討論，預計需花較多時間（約三小時）。
- 挑戰： 主要卡點在於是否要包含「牧區」設定，需確認教會內部是否有清晰的資料庫及轉換機制。
- 進度： 下週將敲定會議時間，進行討論。
- 線上報名表單管理系統（對內給同工使用）
- 主要功能： 針對管理者，讓教會同工線上化舉辦活動及報名作業。
- 活動管理： 可新增、複製、停用活動。
- 自動上架/下架： 可設定活動的報名起訖日期，系統自動控制。
- 複製功能： 方便同工，特別是裝備課程內容相似，僅需微調日期。
- 無刪除功能： 考量未來可能關聯到出席記錄，活動僅能「停用」，但歷史記錄仍可查詢。
- 報名表模板： 匯整了四種不同模板（裝備、家庭裝備、青少年營會、兒童營會），可供選擇。
- 未定案： 模板中部分欄位牽涉到教會牧養架構，需在下週的實體會議中討論確認。
- 生成頁面： 每份報名表會自動生成一個報名頁面及網址，方便分享。
- 狀態顯示： 管理頁面會顯示所有報名活動列表及狀態（上架、下架、額滿）。
- 搜尋功能： 提供搜尋功能。
- 使用者限制： 此功能僅供同工（管理員）使用，一般會員無此功能。
- 建議更名： 將「線上報名表單系統規格」更名為「線上報名表單管理系統規格」以明確其為內部管理用途。
- 會員報名及繳費（對外給會員使用）
- 會員端功能：
- 「我的報名」區： 顯示會員所有已報名的活動。
- 修改/取消報名： 會員可修改個人資料或取消報名。
- 線上繳費： 可直接在線上完成繳費。
- 管理者功能：
- 報名列表： 查看每項活動的報名人員列表。
- 手動新增報名： 管理員可在後台為特殊情況（如逾期、主任牧師邀請）的會員手動新增報名，該報名會同步顯示在會員的「我的報名」區。
- 列印報表： 可列印報名人員列表及財務對帳報表。
- 快速搜尋： 提供搜尋功能。
- 繳費功能： 繳費方式（收款方式、線上付款選項）需邀請財務同工或相關執行同工進行實體討論後，才會將功能補齊。將排在會友線上申請與簽核系統討論之後才做安排。
- 身份別限制與管理者權限：
- 系統會根據會員身份（如一般會員、小組長）判斷是否顯示特定活動給會員報名。
- 不顯示即看不到： 為避免「看得到卻報不了」導致的問題，共識是若會員身份不符，則直接不顯示該活動。
- 管理者權限： 管理者不受身份限制，只要在會員系統找到該會員，即可手動協助其報名。手動報名後，會員仍可在「我的報名」區進行繳費。
- 逾期報名處理：
- 管理員手動在後台新增報名（如上述），會員再自行繳費。
- 會員端功能：
- 見證AI功能系統
- 已列入第一階段會持續進行的功能。
- 待明確： 目前尚未將其細節列入需求書。需要進一步確認見證的格式，以及教會希望透過AI功能「產出什麼樣的結果」。
- 進度： 下週會再提出此部分的討論。
III. 其他討論與待辦事項
- Google Workspace使用建議： 序倫將另約時間與明理線上討論Google Workspace的使用建議。這被視為數位轉型重要的一環，不僅限於新系統開發。
- 整體進度： 目前六個主要功能中，有三個已大致釐清(會員註冊、奉獻查詢、裝備查詢)。
- 下週會議目標： 希望能更清楚釐清「會員線上申請與簽核」的部分。
IIII. 行動項目總結
- 明理需確認與奉獻相關的個資法規。
- 明理與怡如確認裝備資料欄位，並將Ragic倒出的格式放入進度表。
- 旭倫與明理討論Google Workspace使用建議。
- 下週實體會議將討論會員線上申請、洗禮轉會與堅振的細節，以及報名表單欄位與繳費方式。
- 將資安要求（中級標準、行為監控等）補入需求書的附件。
- 會員奉獻查詢系統