真理堂數轉小組第四十四次週會會議紀錄
會議時間: 3月18日(三)中午12:45
與會人員: 主席Joann、詩清長老、明理、怡如、允中、Joseph、旭倫、Deborah
與會地點: 真理堂6樓小會議室
會議紀錄：
會議透過 ICE 模型與重要性評分，數轉小組初步篩選出 Phase 2 的建議優先項目如下:
- 第二階段 (Phase 2) 建議開發排序
- 兒童洗禮線上簽核系統
- 奉獻資料自動拋轉至正航與總會系統
- 停車費優化繳費流程
- 學舍繳費優化繳費流程
- 行政管理暨線上簽核系統 – 部門請購系統/請款系統
- 行政管理暨線上簽核系統 – 預算系統
- 新人數位表單與追蹤機制
- 結合AI平台
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- 財務系統自動化管理報表與財務數據分析 (應用AI功能)(需收集與訓練data set)
- 跨部門溝通合作
- 會議與決策事項的管理與追蹤 (需收集與訓練data set)
- 活動行事曆與資訊發布/宣傳
- 組織知識管理與傳承 (需收集與訓練data set)
- 會議討論摘要
- 推播功能的疑慮：由於目前牧養名單尚未釐清，推播功能暫時僅能應用於課程與活動通知，其效益被認為相對有限。
- 行政與財務流程的標準化 (SOP) ：會議指出目前教會行政流程（如停車系統、學社繳費）過於人質化且雜亂，缺乏統一的標準作業程序。
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- 建立 SOP 的必要性：數位轉型需要將在地端的行政流程標準化，以解決同工因會計做法不一而無所適從的問題。
- 財務流程梳理：未來所有涉及財務的項目（如請款、預算挪動、收費代碼）都必須制定明確的 SOP 並對同工進行授訓。
- 建立教會內部 AI 智能平台：與會者達成共識，與其為每個報表開發獨立系統，不如建立一個會內專屬、安全且保證資料不外流的 AI 平台。
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- 知識管理 (KM) 的轉型：利用 AI 取代傳統關鍵字檢索，讓 AI 學習過去十年的會議記錄與文件，轉化為組織知識。
- 數據分析應用：訓練 AI 處理複雜的財務數據分析（例如計算特定族群在總支出的佔比），並應對同工即時的查詢需求。
- AI 智能客服 (FAQ)：建立針對會友的 FAQ，自動回答活動地點、課程時間等訊息，減輕服務台壓力。
- 技術策略：亞諾團隊將協助建構 AI 環境，重點在於整理高品質的資料集 (Dataset)，將 AI 從「嬰兒」訓練成「博士」。
- 奉獻與會計系統的自動化對接：針對現行奉獻資料需人工重複登打至會計系統的問題，提出了自動化方案。
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- 資料拋轉機制：先在 Local 端整合資料（含現金與私源信用卡資料），再透過 API 或匯入方式自動拋轉至總會奉獻系統與正航會計系統。
- 解決資料不一致：此舉可避免會友資料更新不同步的問題，並減輕出納與會計同工 50% 以上的人工作業負擔。
- 行政管理：預算與請款系統：目前的預算與請款流程存在科目不符、超支等痛點。
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- 系統防呆機制：新系統將採下拉式選單選擇會計科目，若無預算則直接阻擋申請，以符合財務管理邏輯。
- 採購與請款分離：討論是否應將「請購」（花錢前）與「請款」（核銷）流程分開，並簡化重複簽核的繁瑣環節。
- 牧養管理系統的挑戰與展望：牧養管理是重要性極高但信心度較低的項目，主因在於牧養結構的變動性太大。
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- 個人化成長追蹤：希望能記錄會友從兒童到青少年的生命歷程與裝備資歷，防止流失。
- 資料清理難題：目前常出現一人隸屬多個小組的混亂情況，需要明確的牧區管理 SOP 來維持資料唯一性。
- 建立點名動機：數位點名系統不難，難在如何給予小組長強大的動機與誘因去落實點名。
- 總結建議：
- 系統開發門檻不高，真正的挑戰在於內部 SOP 的梳理與牧師團的決心。
- 關於AI的應用，會議最後確認將以建立 AI 儀表板 作為快速展現成果的方向，讓同工先行體驗 AI 帶來的便利。