真理堂數轉小組第四十五次週會會議紀錄

 

會議時間: 3月25日(三)中午12:45

與會人員: 主席Joann、詩清長老、明理、怡如、Joseph、旭倫、Deborah

 

一、 第二階段 (Phase 2) 需求盤點與優先順序

  • ICE 模型評估： 團隊從 30 至 40 項的需求清單中，利用 ICE 優先級模型（影響力 Impact、信心度 Confidence、簡易度 Ease）盤點出建議項目，並已向三位主理牧師分享。(3/26怡如已跟進主牧從清單中確認優先的項目，詳見本會議紀錄結尾)。
  • AI 環境建立： 團隊建議建立一個安全且私密的內部 AI 環境，讓內部同工能在安全架構下自行跑出資料分析或報表，此建議優於為每個細碎需求開發獨立系統。
  • SOP 梳理優於系統開發： 許多需求源於標準作業流程 (SOP) 不清楚。若能先梳理好 SOP，或許不需系統即可解決問題；若仍需系統，開發也會更簡單。
  • 進度現況： 目前正協助總務處進行 SOP 的梳理與改善，牧師團支持先處理具全教會性影響的系統開發。

二、 財務部沖銷流程與「專案編號」串接

  • 核心需求： 財務部要求在報名系統中增加「專案編號」欄位（僅限收費課程）。
  • 行政流程調整： 同工開課前需先向財務部申請專案編號，並輸入至報名系統中，以便後續與會計系統對帳與沖銷。
  • 系統邏輯爭議：
    • 技術端建議： 由系統根據年度自動產生唯一、不可逆的編號，以減少人為輸入錯誤並加強內控。
    • 財務端考量： 希望能沿用舊編號（如每年的「美滿婚姻」課使用固定編碼），以便於跨年度的財務比較與對帳。
  • 後續行動： 需與執行單位進一步討論，看是要用「下拉式選單」選取既有編號，還是系統自動產生後通知會計人員。

三、 平台設計與 UI 模版決議

  • 進度報告： Joseph 報告已建立新的數轉工作進度入口網址，整合了登錄頁、會議記錄與雲端檔案。
  • UI 模版挑選： 亞諾團隊提供兩款主流開發模版（Template）供教會挑選。教會也可另外建議喜歡的模版。
  • 決策原則： 教會需決定 UI 視覺與風格（配色、Logo）；數轉小組則負責貢獻可用性 (Usability) 建議，確保功能按鈕排版與操作邏輯符合使用者體驗。

四、 其他行政與治理議題

  • 人才培育與傳承： 長執團對教會的人才培育與接棒傳承表示高度關注與焦慮，認為這是目前迫切需要處理的破解議題。
  • 牧師團對 AI 應用的立場：
    • 保守領域： 針對主日講道、禱告與聖靈工作，焜梁牧師較為保守，認為核心在於領受神的信息而非 AI 生成，不應要求牧師或同工強行使用。
    • 支持領域： 牧師團支持 AI 用於行政報表分析、產品生成、以及見證撰寫輔助。例如：提供具體事件，請 AI 根據聖經原則擬出見證初稿，再由人進行修改。
  • 金流測試： 關於 91APP 的測試 API，需由亞諾團隊提供具體技術規格（SPEC），以便怡如與廠商進行後續洽談。

3月26日怡如回覆主牧確認Phase II項目如下:

1.智能客服系統 : 導入AI智能客服系統、建立教會常見問題FAQ與知識庫

2.優化繳費系統 : 停車費優化繳費流程多元支付

3.財務系統整合與管理/請付款流程優化 (自動化管理報表與財務數據分析／應用AI功能)

4.會議與決策事項的管理與追蹤(結合AI平台)