真理堂數轉小組第四十六次週會會議紀錄

 

會議時間: 4月2日(四)中午12:45

與會人員: 代理主席詩清長老、明理、怡如、Joseph、旭倫、Deborah

會議紀錄摘要:

一、 財務系統流程與編號定義

針對「專案編號」與「傳票編號」的產生方式進行討論，旨在釐清系統自動化與財務行政之間的斷點：

  • 專案編號發配： 討論確認專案編號必須由財務部配發，以避免使用者亂填，造成後續對帳困難。為免系統流程過於複雜（如開課後需由財務部審核填入），目前仍在評估是否要投入相關自動化開發，或是由財務部線下給出後再輸入系統。
    • 請教會內部討論時分兩方面: 1) 確認編號定義: 若通例是有規則的，可由系統產生，系統可保留手動產生給少數特例; 2) 確認編號產生流程的管理。
  • 傳票編號與分錄爭議： 溝通發現財務部（淑華）與開發團隊對「傳票編號」的認知存在落差。經對帳發現，財務部所指的規則實際上是「分錄編號」，而非整張傳票的編號。
    • 簡易測試建議： 為了釐清正航會計系統的真實匯入邏輯，數轉小組建議做一個虛擬的活動進行匯入測試。透過實際匯入 Excel 檔觀察傳票與分錄的產生狀況，再將結果回饋給正航與財務部，以此取代口頭引導，效率會更高。

二、 91APP 金流與 LINE Pay 串接方案

針對第三方金流 91APP 的測試與 LINE Pay (LP) 的申請模式進行了效益分析：

  • LINE Pay 申請路徑：
    • 教會自行申請與串接： 除了支付Line 手續費，另需支付約 0.1%-0.2% 的交易處理費給91APP。
    • 透過 91APP 統籌申請： 91APP 初步報價手續費約為 2.5%（強調可再議價，參考大客戶如寶雅約為 2.3%）。此方案優點是金流管理完整，所有的信用卡、Apple Pay 與 LINE Pay 帳務會整合在同一份報表，且系統已幫教會串接完成。但撥款仍由Line直接撥款給教會。
  • 合約與測試： 目前先由亞諾進行註冊與技術測試，確保支付流程順暢。若測試滿意，未來再由教會正式簽約，合約終止後 LINE 帳號權限仍歸屬教會，不需重新申請。

三、 系統介面 (UI) 版型進度

  • 審閱進度： 亞諾已整理出數款版型供挑選，但因近期教會同工行程繁忙，尚未正式完成評估。
  • 後續行動： 預計下週追蹤焜梁哥的意見，一旦拍板即可進入視覺開發。

四、 第二階段 (Phase 2) 需求排序與 AI 導入策略

團隊已初步過濾出四大核心需求，並決定了開發與測試的優先順序：

  1. 需求優先順序： 定調為 1 → 2 → 3 → 4。
      2. (1) 智能客服 (AI FAQ)： 解決內部與外部常見問題，減輕人力負擔。

      (2) 繳費系統優化： 優先解決停車費繳納（預計 11 月開始有大量需求），學社繳費因複雜度高暫後處理。

      (3) 財務系統整合： 包含請付款流程優化與 AI 報表分析。

      (4) 會議決策管理與追蹤： 結合 AI 平台進行決策記錄與後續進度追蹤。

  2. 開發模式： 亞諾建議採取「一組 AI 應用 + 一組傳統系統 (SaaS)」的並行模式（如 1 與 2 同時進行），避免議題混淆並加速展現成果。
  3. AI 入口管理： 決議初期先將 AI 功能架設在既有的測試系統（SaaS）中，方便統一權限控管與入口。待未來使用成熟後，再討論是否獨立拉出 AI 門戶或區隔數據權限。

五、 下一步行動 (Next Steps)

  1. Phase II需求梳理： 請教會（明理、怡如）開始針對智能客服 (FAQ) 收集具體需求，包含哪些資訊需被 AI 檢索、誰負責審核資料正確性等。
  2. 財務會議： 下週與財務部對齊傳票/專案編號邏輯，並進行 Excel 匯入實測。
  3. UI 決策： 完成介面版型的內部共識與拍板。
  4. 金流測試回報： 亞諾持續推進 91APP 的沙盒測試並提交報告。