真理堂數轉小組第四十七次週會會議紀錄

 

會議時間: 4月8日(三)中午12:45

與會人員: 主席Joann、詩清長老、明理、怡如、Joseph、旭倫、Deborah

    一、會前交流

    教會近況： 怡如與Joann談到教會從過年至今活動極為密集（如受難特會、復活節、遇見神營會等），同工負荷量大。小組討論未來是否能建立 Master Calendar（主行事曆） 概念，將活動分級並合理排定，避免大型特會過度擠壓。

    二、第一階段 (Phase 1) 財務與系統開發進度

    • 財務系統對接與編號邏輯：
      • 編號溝通： 明理與怡如將持續與財務部針對「專案編號」及「傳票編號」的產生邏輯進行溝通。
      • 實測驗證：採納旭倫上週建議，先使用 Excel 匯入模擬資料至會計系統，以實測確認正航系統產生的格式與欄位是否符合財務部需求。
      • 系統採購： 明理本週將啟動「正航會計模組」的採購流程，以利後續自動化開發順利進行。
    • UI/UX 介面版型決議：
      • 模版選定：參考媒體部美編建議，決定選用視覺效果較豐富、層次明確的版型。該版型特色在於主視覺位於中間，左側為清晰的搜尋或選單欄位。牧師團已同意此方向。
      • 技術特點： 此開發模式並非使用外掛插件，而是原生開發，因此能完全避免過去使用外掛常見的「中英文夾雜翻釋不完全」或「部分亂碼」的問題。
      • 功能展示： 旭倫展示了包含人員管理列表、活動上架編輯、後台權限管理及線上繳費狀態等頁面，確認支援 RWD 響應式網頁，方便同工在手機上進行緊急修改。
    • 91APP 金流測試進度：
      • 註冊進度： 目前由亞諾（Arno）代表進行註冊測試。因註冊需上傳大量截圖與文件，流程較繁瑣，現已完成註冊並等待 91APP 內部審核。
      • 後續行動： 審核通過後，廠商將提供串接資訊，隨即展開金流測試，進度將於週會報告。
    三、第二階段 (Phase 2) 規劃與 AI 應用方向

    • AI 智能客服 (FAQ) 需求梳理：
      • 架構建立： 亞諾提供了一份架構文件，引導教會釐清 AI 客服的目標對象（對內同工或對外會友）以及常見問題集。
      • 身分權限邏輯： AI 的核心在於資料精準度。未來系統將根據查詢者的身分（如主任牧師、全職同工或一般會友），由同一份資料集中過濾出不同深淺度的回答（例如：牧師可看到預算細節，會友僅看到報名費與期限）。
      • 資料整理挑戰： 現狀許多活活動資訊散落在口頭溝通或不具名的記錄中，教會需開始將這些非結構化資料轉化為 AI 可讀取的文稿，如活動資訊、請款程序等，供 AI 學習。怡如表示已收集部分資料並著手分類。
      • 自動化願景： 未來目標是將這些靜態資料與自動化流程結合，減少人工彈性調整帶來的行政負擔。
    • 停車繳費系統：
      • 開發順序： Phase 2 將優先處理停車繳費（因學社繳費邏輯較複雜，暫緩處理）。
      • 流程拆解： 亞諾建議拆分成申請、繳費、內部作業及財務作業等細部流程進行需求說明與填寫。怡如將優先收集停車申請與繳費的內外部行政作業流程，以利系統化開發。
    四、總結與後續行動 (Next Steps)

    1. 開發進度透明化： 亞諾將於 4 月底前提供開發進度時間表（Benchmark） 並公告於新的 Portal 入口，讓相關團隊對 5 月至 6 月的成果有明確期待。
    2. 需求梳理分工：
      • 怡如： 預計本週優先完成停車繳費的架構回覆，隨後進行客服FAQ 分類。
      • 明理： 負責與財務部確認編號邏輯及完成正航模組採購。
    3. 內部對焦： 主席Joann計劃於本週末向牧師團與相關同工進行進度更新，確保大家在相同的數位轉型步伐上共同前進。
    4. 標準化挑戰： 討論中提及 AI 導入將強迫教會行政走向標準化 SOP，打破過去過於彈性的作業習慣（如不固定的財務撥款日），這將是未來對內溝通的重點。