真理堂數轉小組第十八次週會
7月24日(四)中午12:45
與會人員: Joann、詩清長老、明理、Joseph、旭倫、Deborah
會議摘要：
本次週會主要在於盤點過去兩個月討論的數位轉型功能項目與進度，並共同確認教會的需求清單，了解哪些部分已收斂，哪些部分尚未提供或確認。
會議中盤點的重點項目與進度如下：
- 整體需求項目與階段性盤點：
- 在4月23日的簡報之後，教會初期提出的Phase One需求包含：報名繳費系統、會員管理系統、行政管理線上簽核、牧養系統及AI知識庫。
- 牧養管理系統因時程和工作量考量，暫時未列入Phase One。
- 行政管理線上簽核也在本次週會確認不列入Phase One。
- 6月10日，真理堂提出希望在第一階段優先加入的功能有：奉獻查詢、裝備查詢及會員認證(會員認證納入會員管理系統)。
- 因此本周會確認Phase One 的功能需求項目為: 報名繳費系統、會員管理系統、奉獻查詢、裝備查詢、AI知識庫。
- 已收斂的項目：
- 報名繳費系統：已收斂，部分待確認。
- 奉獻查詢系統：已收斂。
- 會員註冊: 已收斂。
- 接近收斂但尚待確認的項目 (見文件「Check list_收斂項目與目前進度 0723」紅色標示)：
- 會員管理系統：
- 會員註冊：已收斂。
- 會友系統欄位待確認：真理堂於7月10日提供了目前(Ragic)系統約40個欄位，但仍需內部再確認，牧養需求是主要考量。明理哥將與允中先討論一版，再與侾甫牧師及其團隊將進行討論，再給主牧確認。
- 受洗轉會與堅振流程已確認：已與侾甫牧師確認，他被視為負責整個流程的關鍵人物，其決策具有決定性。此流程包含審閱和簽核，與線上簽核功能相關，但行政管理線上簽核的其餘部分將延至Phase 2。
- 報名繳費系統：
- 已收斂，結論是朝向「公版加自定義欄位、自行開發」的方向推進，避免使用第三方API。目前已整理出不同模組或模板（如家庭裝備、青少年活動、兒童活動等）
- 等教會回應：教會內部將對亞諾團隊提出的「裝備」、「家庭裝 備」、「青少年活動」和「兒童活動」等模版進行檢視，並提供需要增加或減少的欄位清單。(標記需要保留、合併或移除的欄位，特別是那些極少使用的欄位（如服役狀況、英文能力等）。)請查看亞諾文件0711真理堂表單欄位彙整(excel)、0717表單欄位梳理(excel)、0717報名表單系統示意圖等(pdf)。
- AI知識庫：
- 亞諾已提供建議，包含資料準備的方向，但仍需等待教會確認是否朝此方向進行。
- 目前主要鎖定以下四項作為首要功能：(1)教會規章與表單、(2)所有會議記錄、(3)每年特定大型活動紀錄（含動用人員、組織、事項、預算規劃、廠商等）、(4)文字類見證。
- 影音類資料因初期成本較高，暫不列入第一階段。
- 此項目的決策目前仍懸而未決，因為幾位主牧輪流休假，難以齊聚討論。Joann將持續跟進。
- 裝備查詢：
- 教會於6月10日提出需求，包括匯入裝備資料供會員查詢曾參加活動、業務單位可決定課程或活動是否匯入裝備系統並鎖死、客戶管理人可依據課程學員名單管理學員是否通過並註記原因。
- 待教會確認重點包括：
- 需確認「裝備」的對外稱呼（建議使用「課程」或「課程/活動」以顧及新舊會友理解）；
- 需盤點教會所有課程類型以便後續分類；
- 需思考活動或課程的分類機制，使系統能自動轉入裝備記錄。
- 真理堂需重新梳理現有系統（Ragic）中33個裝備欄位，因為許多舊有欄位（例如學分計算）已不再適用。這部分將由明理哥與裝備部的同工協同進行。
- 明理哥將先行整理並分類教會所有的課程，無論是「裝備」或「課程」，只要有可能納入裝備的都將列出，並初步分類供後續討論。
- 會員管理系統：
- 服務建議書進度：
- 服務建議書預計在7月底或8月初會有第一個初版架構。
- 它將包含專案目標、架構、功能、預計時程範本、報價項目、專案智財建議、專案維運範例及資安建議等內容。
- 強調數位轉型不僅是系統開發，還需要同時變革工作流程，因此亞諾將提供工作時程表，協助教會內部推動政策與執行層面的行程。
- 資安部分尤其重要，因為會員資料是教會最珍貴的資產，系統需提升資安防護等級。
- 亞諾將待教會陸續確認功能、資料和欄位後，逐步填入更多細節。
- 面臨的挑戰與下一步：
- 目前數位轉型專案的瓶頸在於教會內部需要更多聚焦於細節的討論與確認，尤其是在各式系統欄位收斂方面。
- 建議未來工作需要切割得更細，透過清單（checklist）形式，一項一項地盤點完成，加速效率。
- 亞諾將提供更詳細的checklist給教會，引導教會按步驟/時程進行。
- 主席Joann強調需要召開有主要決策者（如主理牧師、長執）參與的實體會議，以便做出最終決策，避免單點溝通效率不足。
- 詩清長老鼓勵團隊將目前的「溝通之牆」視為突破的機會，預計這將協助建立教會跨部門溝通協調的模式和共識。
總體而言，會議顯示數位轉型項目已釐清大方向，但接下來的關鍵在於教會內部溝通與相關資訊（特別是欄位定義和資料分類）的確認，這需要主要決策者更積極地參與和拍板。