真理堂數轉小組第十五次週會
7月17日(四)中午12:45
與會人員: Joann、詩清長老、明理、允中、Brian、Joseph、旭倫、Deborah
會議摘要：
本次會議主要討論在數位轉型專案中報名系統的規劃與可行性評估。
一、主席Joann分享上週與主牧和長執們的溝通情況：
- 報名表單簡化：透過展示分析出的20個表單欄位清單（哪些重複、哪些不重複），使長執們更容易理解收斂表單的難處與挑戰。長執們非常支持利用這次機會，盡量使用公版來涵蓋大多數需求並簡化表單，這與團隊討論的方向一致。
- 教會內部帳號管理系統與資安：專案團隊觀察到教會內部缺乏以教會為核心的共同帳號管理系統或Email系統。同工使用個人Email存在資安風險，且個人資料散落在各帳號中，對教會管理和資安保護構成隱憂。因此，建議申請一個共同的網域，特別是Google Workspace作為共同工作平台。長執團隊支持這個方向，並將其列入下一年度預算。目前已再次向Google提出非營利組織（F nonprit/nprofit organization）使用申請，希望能順利取得資格。
- AI知識管理系統：團隊也向長執們報告了AI知識管理系統的試作方向和可能題目。
二、針對報名表單與系統開發的討論：
- 示範網頁與欄位簡化：基於對20個活動表單（涵蓋80個欄位）的消化簡化，提出固定欄位與自訂欄位的建議。
- 第三方報名工具評估：評估與第三方報名表單或工具（如AccuPASS）介接的可能性。
- 報名表單的簡化與規劃 :
亞諾團隊對20張現有表單進行了盤點與同整，將其分成四個主要主題：
- 裝備
- 家庭裝備
- 青少年活動
- 兒童活動
- 詳細的欄位設計規劃如下：
- 裝備表單：盤點下來欄位不多，主要為約八個固定欄位，並保留自定義欄位。自定義欄位包括單行文字、多行文字和選單式欄位。費用設定將考量收款方式，並納入系統自動計算。
- 家庭裝備表單：相對複雜，原先有約230個欄位，經整併後提出「複合欄位」的概念。例如，新增配偶欄位會自動帶出姓名、電話、Email、所屬牧區、小組等相關欄位。這種設計便於同工操作。保險欄位也設計為可新增多筆的複合欄位，以應對多人保險需求。兒童欄位也支援新增多筆。費用設定可以讓系統根據大人、小孩人數和對應費用自動計算總金額。
- 青少年活動欄位：以營會為主，除基本資訊外，還包括緊急聯絡人、家長同意書（可上傳檔案）、飲食習慣、營服尺寸、來回交通方式、活動志願等。這些特殊需求多數可透過自定義欄位解決。
- 兒童報名欄位：以孩童為主，需填寫家長姓名、所屬小組、是否穩定聚會、是否第一次參加真理堂夏令營等。
- 現況表單的問題與洞察：
- 發現某些營會表單在收集「性別」資訊時，有時使用「性別」欄位（男/女），有時卻使用「稱謂」（太太/丈夫），缺乏統一標準。
- 育兒班的表單在上下半年竟出現不同的欄位，顯示缺乏作業標準。
- 透過這次數位轉型，發現這些問題，並希望能將作業流程標準化。
- 表單設定示範（前台與後台）：
- 後台設定：同工可以勾選是否使用某個預設的固定欄位，並設定是否為必填。
- 複合欄位設定：例如勾選「配偶欄位」後，系統會進一步讓同工設定配偶的哪些資訊是必填。
- 多筆新增功能：針對保險資料等多人資訊，系統提供「新增一筆」功能，讓報名者自行填寫多位資訊。
- 自定義欄位：針對非報名必要但需調查的資訊（如敬拜營詢問樂器技能），可透過自定義欄位解決，支援單行文字、多行文字和選單式輸入，並可由同工自行設定欄位名稱與選項。
- 操作流程：未來會有「報名管理」功能，同工可新增活動並設定活動名稱、說明、圖片、上架時間等。在表單設定時，可選擇使用預設的裝備、家庭裝備、青少年活動等模版。系統將提供表單樣式預覽和教學手冊，讓同工自主完成設定。
- 未納入此次討論的表單：
- 受洗轉會表單：此類表單涉及簽核流程，性質與報名不同，將另行規劃，不納入報單系統。
- 停車繳費表單：由於資料收集非常單純（姓名、電話、車號），且收費模式複雜（如宿舍水電費每間金額不同），建議將來可考慮整合為一個收費表單，但需教會提供更多收費情境供設計參考。
- 第三方報名繳費系統評估（AccuPASS為例）
團隊對第三方報名工具AccuPASS進行了深入研究與評估，以解決教會目前報名系統面臨的問題。
- 教會現有報名系統痛點：
- 會員資料與報名系統未整合。
- 使用WIX報名後需手動登錄至後台系統，導致資料不整合。
- 與財務部對帳困難：綠界金流為整筆入帳，難以比對單筆活動報名，導致退費需人工核對處理，易出錯。
- AccuPASS分析結果：
- API串接可行性：AccuPASS不支援API串接，即無法與教會的會員系統或活動系統進行自動整合。若要使用，必須使用其內建的支付系統，不支援自行串接其他金流（如綠界）。
- 對帳與核銷機制：AccuPASS提供清晰的對帳機制，可匯出Excel或CSV報表，清晰顯示報名人、付款金額、時間等資訊。退費也相對簡單。
- 與會員系統整合性：由於不開放API，會員需登入AccuPASS帳號才能進行報名和繳費。資料匯出後仍需手動匯入教會內部系統。
- 資安：AccuPASS強調其系統有加密和登入驗證，安全性高。但主辦方匯出報名資料時，需遵守用戶條款及隱私規範。
- 收費模式：按每張票面價格抽成（例如5%）再加固定手續費（例如10元），且根據票數設有不同收費級距。
- 網站介接方式的評估：
- WIX：由於WIX較為封閉，與AccuPASS介接只能採用嵌入式，例如在官網上放一個按鈕，點擊後會直接跳轉到AccuPASS的報名頁面，彈性較小。
- 自行開發（PHP/自訂架構）：彈性最大，可以模擬AccuPASS的表單，讓報名者感覺仍在教會網站上填寫，但實際資料仍導向AccuPASS。
- WordPress：居中方案，有一定的自訂彈性，且有現成的架構可運用，相對節省開發成本。
三、會議結論與後續方向
- 團隊不建議採用第三方系統（如AccuPASS），因為其缺乏API串接功能，會導致資料整合困難。
- 初步決議：朝向「公版加自定義欄位」的自行開發方向推進。團隊評估此方案可滿足教會八成以上需求，且可避免第三方系統的API限制和資料整合痛點。
- 後續執行：教會內部將對亞諾團隊提出的「裝備」、「家庭裝備」、「青少年活動」和「兒童活動」等模版進行檢視，並提供需要增加或減少的欄位清單，雙方保持討論。