真理堂數轉小組第二十三次週會會議紀錄
8月28日(四)中午12:45
與會人員: Joann、詩清長老、明理、允中、Tom、Brian、Joseph、旭倫、Deborah
會議摘要：
- 簽核流程與核准人
- 核心會議指示，目前最終核准人仍是牧者。未來可能調整為區長簽核，但現階段仍以牧者審核為原則。
- 目前不執行跨區或跨區長簽核。
- 針對牧者休假或不在時，暫無法設定牧者代理簽核，因現階段系統設計並非完整的政府單位簽核流程。此部分有待後續討論。
- 關於受洗證編號，系統將自動為申請案產生一個流水號，此建議已獲確認並採納。
- 個人資料自動拋轉與保護
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- 關於受洗申請表中的見證、十一奉獻狀況、服事部分等資料自動拋轉給相關部門（如文字部、財務部、崇拜部）:此功能涉及個人敏感資訊，需教會充分討論是否實施，以及是否需要加強聲明以避免影響填寫意願。
- 真理堂表示，申請者填寫資料時，即同意教會做為主體使用這些資料，因此內部拋轉原則上沒有問題。但若各單位欲將資料作進一步應用（例如使用見證），仍需個別取得當事人同意。
- 七個釋放禱告的內容屬於特種個資，教會已不再收集，且過往資料已全數銷毀。
- 詩清長老提醒需確保個資聲明（無論在表單或網站）的完整性，尤其針對未來進一步使用的方式，建議請法務顧問協助調整內容。聲明不需細到列出每個拋轉項目，但需有足夠的涵蓋範圍。
- 對於資料拋轉，明理哥建議是透過後端系統權限設定，讓不同部門（如財務、文字宣傳部）可查詢特定欄位，而非直接拋轉資料。這涉及授權上的清楚界定。
- 是否將此功能（資料拋轉或權限控管）納入第一階段實施，將由教會內部評估決定。
- 年長重病者洗禮表單
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- 考慮將此表單融合成人洗禮表單的簡化版，只需填寫帶領者資料，不需當事人填寫見證等。
- 此功能可在第一階段完成，前提是簽核流程沒有變動。
- 十一奉獻申請資訊
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- 討論釐清，自動拋轉的是「申請十一奉獻」的相關資訊，而非過往紀錄，以便財務部製作奉獻設定。
- 建議可建立系統功能，讓財務部直接查詢需製作十一奉獻的人員清單，不需透過拋轉。
- 整體申請作業流程
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- 教會將有一張電子申請表單，包含成人洗禮、成人堅振、成人轉會、年長重病者洗禮等類別。
- 小組長會填寫本人資料，並帶入其所屬牧區與小區資訊，以及當事人的姓名與性別。
- 系統會產生一個綁定小組長與當事人的專屬表單網址，由雙方共同編輯完成。
- 表單完成後，即進入兩層簽核程序：承辦人與核准人。
- 承辦人角色的彈性
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- 簽核流程可依牧區與小區結構定義，具高度彈性，可指定不同牧區/小區的承辦人與核准人。
- 雖目前所有申請都由「貴鳳」一人處理，但此彈性設計是為考量教會未來5至10年的行政結構發展規模。
- 小組長資料與帳號開通
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- 系統需收集小組長的牧區、小區、姓名、手機、電話、崇拜地點等資料。
- 關於小組長資料的初始建置與帳號開通方式，討論了幾種可能性：
- 系統初期建置時先建立帳號，再讓小組長驗證開通。
- 透過與教會現有資料比對。
- 初期先匯入資料後，由怡如直接將小組長身份「指派」(assign)給對應人員。最終傾向由怡如直接指派小組長身份，並再與團隊討論細節。
- 怡如會每半年向牧者確認小組長名單。
- RPG小隊長帶新會友時，仍需透過小組長發起申請。
- 申請表單中當事人姓名與性別欄位
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- 即使當事人已是會員且資料已存在，申請表單仍需填寫姓名與性別，作為承辦人貴鳳收到申請時的參考依據，方便識別。最終會由系統自動帶入並綁定。
- AI種子團隊安排
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- 教會的AI發展將著重於建立「第二朵雲：AI資料庫 (AIDB)」。
- 第一朵雲 (SaaS) 正在進行，第三朵雲 (LLM或機器學習) 不由亞諾處理。
- AI資料庫的目標是收集、整理、清理資料並上傳，以提高AI工具的準確性和效能。
- 亞諾將免費提供相關程式與系統，並確保教會了解資料來源、去向與儲存方式。
- AI種子團隊的訓練內容包括：系統架構、資料處理方式（簡易），以及建立資料集 (dataset)，如見證文集、常見問題 (FAQ)。
- 訓練課程預計約2至2.5小時，具備基本資訊概念的人即可上手。
- 種子團隊成員需對資料的初步整理與清理有興趣。
- 這些種子將成為教會未來的AI種子，學習AI運作、協助知識標準化建立，並可帶領其他部門發展相關AI應用（如人資部內部規章）。
- 參與者（不限年齡，只要對資訊有興趣）將接受約半天的訓練課程。
- 因涉及技術與資料保密，參與者需與教會及亞諾簽訂保密協議 (NDA)。
- 期望透過此計畫，將教會豐富的屬靈資產轉化為AI資料庫，帶來正面的幫助。