9月3日真理堂實體會議: 報名與繳費系統流程
會議地點: 真理堂
與會人員: Joann、財務部姊妹、明理、怡如、Joseph、旭倫
會議主旨： 討論教會未來活動報名與繳費系統的財務金流處理方式，以建立一個專屬且一致的報名平台。目標是了解現有系統困擾，確定金流需求，並評估潛在解決方案，同時兼顧使用者便利性與財務行政效率。
一、 現有金流處理方式與面臨的困擾：
- 報名與繳費系統整合不足：
- 目前報名與繳費流程不夠統一，未來希望整合至同一系統。
- 退款作業繁瑣：
- 信用卡退款相對容易（刷退即可）。KKTIX與ACCUPASS退款也容易。
- 超商繳費和銀行匯款的退款需由財務部進行人工處理，尤其在報名高峰期（如暑假營隊）造成財會人員極大負擔。
- 第三方支付平台如綠界超商和銀行匯款無法直接線上退款，需回歸財務部處理。
- 第三方支付平台問題：
- Accupass打包結帳與線上退款方便、個別活動明細帳表清楚，但活動修改無彈性、手續費高、且需綁前端報名功能，會員必須使用Accupass帳號，等於將活動人潮導到Accupass平台。且兩日內無繳費就會自動取消報名，造成會友困擾。
- 高額手續費： Accupass 和綠界等平台收費較高，甚至退費也要收錢，綠界甚至有 5% 營業稅加 10 元/筆的收費。
- 款項撥款時間長： 綠界與Accupass的結帳金額可能在平台停留較長時間，導致教會無法及時入帳。
- 彈性不足： Accupass 的活動內容修改彈性低，若活動日期變動會卡關。
- 對帳困難： 綠界與 WiX 合作後，後台的活動分類整理工作需由教會自行處理。撥款進來的款項常混雜多個活動，財務部難以辨識與對帳，必須透過導入資料再人工核對。
- 未能與會員帳號整合： 使用第三方支付平台時，報名繳費流程無法與教會會員帳號整合。
- 使用者習慣與客服負擔：
- 部分會友(特別是高齡會友)反映沒有信用卡、不熟悉超商繳費、不願跑銀行，希望可以現金繳費或在書房繳費（類似過去的 POS系統）。
- 因不同期限內取消報名會有”條件式退款”需要半人工處理，或因報名人數不足而取消課程時，款項延期或重新報名的處理造成困擾，且承辦人處理方式不一。
- 活動變動頻繁（如老師行程、場地等）導致報名資訊需修改，但系統不允許或需人工通知會友，增加客服負擔。
- 部分會友遲遲不繳費，佔用名額，且需人工通知其重新報名。
- 內部管理問題：
- 牧師行程規劃與系統更新之間存在落差，導致活動時間變動。
- 會計入帳時需要依活動科目分類，但現行金流模式難以提供清晰的分類明細。
- 現有系統無法直接提供報名繳費收據，若有他堂會或團體需要報銷，需人工處理。
二、 新系統的期望功能與需求：
- 統一的報名與繳費平台： 建立教會專屬的報名平台，涵蓋報名與繳費的一致流程。
- 清晰的活動區隔與明細： 每個活動的款項需獨立區隔，並提供詳細的報名與繳費明細，便於財務對帳。
- 便利的線上退款機制： 系統應支援線上直接退款，特別是信用卡刷退，減少人工處理。對於非信用卡退款，應有標準化流程（如統一匯款退費）。
- 自動化管理：
- 管理員可控管活動區間、隨時上架/下架，甚至自動上架/下架。
- 未繳費的報名應能自動取消（如48或72小時後），並讓會友可自行再次報名。
- 優化金流夥伴選擇：
- 尋找手續費較低且信用良好的第三方支付或直接與銀行合作。
- 重視金流夥伴提供的對帳功能和撥款速度。
- 考慮使用虛擬帳戶，為每個活動配置獨立虛擬帳戶，以解決對帳混亂問題（儘管有額外成本）。
- 財務流程優化：
- 承辦單位能直接處理退款事宜，將最終總帳送至財務部，減輕財務部處理退款的負擔。
- 系統應能列印收款證明或收據。
- 使用者體驗：
- 會友可在個人報名專區查詢繳費狀態。
- 提供多種繳費方式，但需評估其便利性與對財務造成的困擾。
- 內部溝通與習慣養成：
- 鼓勵牧師和同工使用數位行事曆（如Google Calendar）協調行程，減少活動變動。
- 活動一旦發布或有人報名後，重要資訊（如日期、繳費期限）應限制修改，若需變動則視為取消活動並重新發布。
三、 討論與決策方向：
- 支付手續費的承擔者： 討論應由報名者承擔手續費，或教會吸收後調整報名費。
- 開放的繳費方式： 根據數據統計，評估應保留哪些繳費方式，並針對少數使用的方式討論替代方案或取消。信用卡繳費是最方便且退費流程簡單的方式，可考慮政策引導。
- 活動延期/遞延政策： 討論是否應取消活動款項遞延至下期或不同活動的慣例，以標準化流程和避免跨年度帳務混亂。傾向於活動取消即退費，不再延期。
- 對帳功能開發： 預期與銀行合作的金流可能不提供完整的對帳功能，教會需評估是否自行開發對帳程式。
- 銀行API評估： 聯絡台新銀行和永豐銀行，取得其API文件，評估其提供的功能（尤其是對帳、撥款速度、手續費）是否符合教會需求。
- 收據發放： 評估是否為報名者開立收據，目前多為收款證明。若未來開放跨堂會報名，可能需考慮開立報銷用收據。
四、 後續行動：
- 財務部與明理：
- 統計過往活動（如近期三到六個月）各種繳費方式的比例數據，特別是大型學生活動。
- 聯繫台新銀行和永豐銀行，詢問其API文件和功能細節，並將資料轉交給開發團隊評估。
- 資訊與開發團隊：
- 以 Accupass 為藍圖，設計新平台的財務流程，尤其是對帳與退款功能。
- 評估銀行API資料，確認功能可行性及開發成本。
- 領導層（長執會議）：
- 討論並決定支付手續費的承擔政策、繳費方式的開放種類、以及活動延期/取消的處理原則。
- 推動牧師和同工養成使用Google Calendar等數位工具的習慣，以協調和管理行程，並與教會年度行事曆綁定。
- 系統政策：
- 活動一旦發布或有報名後，原則上不允許修改日期等關鍵資訊，若需變動則直接取消活動並重新開啟。
- 規劃自動取消逾期未繳費報名的功能。
會議強調，新系統的導入不僅是技術問題，更涉及組織架構調整、人員培訓和習慣養成，需將過去遇到的困擾在系統中解決，以實現真正的數位轉型。