真理堂數轉小組第三十三次週會會議紀錄

會議時間: 11月13日(三)中午12:45

與會人員: 詩清長老(代理主席)、明理、怡如、旭倫、Joseph、Deborah

本週數轉會議包含上周學青會議的確認事項、會友欄位確認進度、銀行金流洽談進度，以及需求書回饋的進度與後續計畫。

I. 上週與學青會議確認事項

  1. 報名流程確認：學青牧區確認，調整後的報名流程可以滿足他們的需求。
  2. 系統架構結論：整體的報名系統架構方向是可行的，可以符合所有牧區單位的需要，並且具有彈性，解決了先前難以整合報名系統的問題。

II. 學青活動報名票種與機制細節

  1. 五種票種：系統將提供五種主要票種，適用於各種活動報名，包含家庭、裝備、兒童部和學青活動等。
    • 早鳥票
    • 一般票
    • 雙人票
    • 兒童票
    • 特殊票 (原名為「優惠票」，建議更改名稱)。
  2. 「特殊票」機制：
    • 特殊票是針對資格而非票價的優惠。
    • 它設有審核機制，這是它特別的功能。
    • 報名者需上傳證明資格的文件，經過審核確認資格（例如：兒童部可上傳清寒證明；學青活動可能需上傳家長同意書）。
  3. 學青報名年齡判斷機制（18 歲）：
    • 系統將根據報名者填寫的出生年月日判斷是否年滿 18 歲。
    • 滿 18 歲：按正常流程。
    • 未滿 18 歲：系統會要求填寫法定代理人等必填欄位，並必須上傳家長同意書才能完成購票。
  4. 學青表單模組：
    • 青少年的營隊報名表格將主要以「營會表單」為主。
    • 針對短宣服務的表單，因流程較單純且性質不同，將會另外設計模組，不納入上述五大票種的設定中。學青方面已同意此設計。

III. 追蹤項目進度回報

    1. 1. 會友欄位卻進度
    • 需求：教會（牧者或長職）希望在會友資料中增加服事的欄位。
    • 行動：已通報各部門主管或事工負責人，請他們列出希望招募的服事團隊清單。
    • 格式與時程：欄位將以封閉式的下拉式選單模式呈現。預計本星期六會完成資料匯整，並上傳雲端回報至群組。
    1. 2. 金流銀行洽談進度
      1. 財會部門惠玲已洽談永豐銀行與台新銀行，並取得初步條件。
銀行 主要條件與費率 潛在問題
永豐銀行 標準收費：信用卡收單費率 2.2%。

交易手續費 10 元/筆，退款 20 元/筆。

優惠條件：若能承接教會薪資轉賬，

手續費率可降至 1.9% 或 1.7%，

交易手續費可降至 1 元/筆 (退費約 17 元/筆)。

 需視教會是否願意配合薪資轉帳以獲取優惠。
台新銀行 需請監督到銀行對保。

需做定存單的質押（若年度交易額估計 100 萬，需質壓 100 萬）。

 質押金不可動用。若營會報名金額在暑假期間超過質壓金額（例如超過 100 萬），系統將無法繼續報名。
    • 決策權責：這些條件最終需經長職會與牧者審核決定。
    • 第三方支付（綠界）問題：第三方支付作為銀行與教會之間的緩衝並非不好。但目前綠界帳戶內缺乏一筆緩衝的儲備金。最近發生的案例是，某家庭課程因人數不足取消後，欲進行刷退時，因無新報名費用進來，導致部分刷退無法完成，有幾筆交易被卡住。
    • 後續追蹤：此資料將請惠玲與Joann、牧者們討論。主席詩清長老建議怡如同時向財務春和長老報告，因他負責財務且了解銀行相關問題。
    1. 3. 需求書回饋
    • 審核流程：因難以將需求書內容進行切割，決定以限制性的分享方式（只開放特定 email 權限），讓審核人可進行加註（comments）動作。
    • 審核人員：財務部惠玲、家庭部秀美姐、學青悅亨、裝備怡如、兒童部盼盼。這些審核人都曾參與實體會議，目標是為需求書內各功能系統的描述做最後確認。
    • 期限：審核人員需在週六以前完成意見提供或確認無意見。
    • 目前回饋：秀美姐提出關於表單名稱的疑問，認為確定的名稱與她預期不同。她仍在思考是否需要修改表單名稱，或是只需釐清表單對應的活動即可接受。
    • 後續：一如將持續提醒尚未提供回饋的人員，確保週六前完成確認。

IV. 下週會議重點

下週的討論重點將圍繞本週六收斂的資料和需求書的修正。

  1. 會友欄位：報告會友欄位（服侍團隊）最終確定的狀況。
  2. 銀行金流：確認後續是否有新的進度。
  3. 需求書修正：針對本週六前收集到的各部門主管反饋（comments, 疑問, 建議修改處），進行回應並修改需求書。
    • 將根據大家的回饋製作最新版的需求書。
    • 上版結論中，AI 的部分將被拿掉，成為獨立的專案。
    • 會加入如王博士建議的 LINE 瀏覽器等教會需求。