真理堂數轉小組第二十四次週會會議紀錄

9月4日(四)中午12:45

與會人員: Joann、詩清長老、明理、怡如、Joseph、旭倫、Deborah

會議主旨： 本次會議主要討論了三大面向：AI 相關的培訓與應用、成人洗禮/轉會/堅證申請表的數位化流程，以及報名繳費系統的財務金流處理。

一、 AI 培訓與應用討論

  • AI 課程培訓與成效：
    • 教會於數月前送了將近半數同工參加AI 相關課程。同工們反應熱烈，表示眼界大開，不論是高層主管或一般同工都展現出普遍的學習意願，同時對教會提供這樣的機會感到受祝福。
    • AI 工具雖然功能強大，但具有一定複雜度，需要從多個工具協作才能完成任務。
    • 需要簡化並整理適合同工使用的 AI 工具集，並說明各工具的適用情境，避免因工具過多或費用問題讓同工卻步。
    • 部分服務可能需要訂閱付費，建議由部門或單位共同訂閱與分享。
    • AI 應被視為中性工具，人是 AI 的主人，善用可大幅提升效率、縮短行政作業時間。
  • Joseph提醒AI 使用的資料隱私與安全：
    • 課程中有強調不可將個人敏感資訊（如電話、奉獻金額）上傳至 AI 工具進行處理或會整，以避免資料被收集。
    • 付費的 AI 工具通常提供功能，允許使用者設定不讓資料被記憶、用於訓練或儲存。業者在商業條款下應遵守這些規範。
  • 教會內部AI 種子同工與知識庫建立：
    • AI 種子同工已確定由愛文的資訊團隊帶領，他們也可能帶其他組員參與。
    • 未來 AI 知識庫，除了文字見證，可能應用於會內會議記錄、規章整理等領域，建議可讓其他部門派 1-2 位種子同工參與，以利日後同步推進。

二、 成人洗禮/轉會/堅振申請系統需求 (第三次實體會議討論內容)

  • 流程概述：
    • 由小組長填寫電子申請表單，選擇申請類別 (洗禮、轉會、堅振、年長重症洗禮、年長重症轉會，共五種表單)。系統會自動產生表單編號與申請日期。
    • 系統產生專屬網址的電子表單，由小組長與當事人共同完成填寫。
    • 當事人必須登錄成為會員才能綁定並填寫表單，且一張表單只能綁定一次。
    • 防呆機制需求： 需解決網址轉傳可能導致非當事人綁定表單的問題，技術上可考慮比對小組長填寫的當事人姓名與登錄會員的姓名是否一致來避免誤綁。
    • 表單填寫可分次完成，並上傳相關資料 (如見證)，所有進度會綁定在個人會員帳號下。
    • 填寫完成後進入簽核流程。
  • 表單欄位與填寫權限：
    • 表單欄位數量龐大 (約 70-80 個)。
    • 藍色區塊由小組長或 RPG 小隊長填寫，紅色區塊由當事人填寫。
    • 小組長在規劃上可以編輯所有欄位，並帶領受者逐步填寫。
    • 在編輯表單前會顯示個資保護說明頁面。
    • 需請明理或怡如與執行單位再次確認所有表單欄位，並可調整欄位位置或移除不必要的欄位。
    • 特別提到「主日崇拜地點」欄位若需涵蓋全台教會，應改為文字輸入而非下拉選單。此欄位最初設計有問題，應考慮從小組長欄位中移除或重新定義需求。
  • 小組長資料匯入與帳號建立：
    • 考慮預先幫小組長建立系統帳號，方式類似全職同工。
    • 教會現有完整的 Excel 小組長資料 (姓名、手機、Email)，但手機和 Email 可能有不正確資訊。
    • 最小必要欄位：姓名、手機、Email、牧區、分區。小組不需列出，主日崇拜地點需再確認需求。
    • 建議可利用小組長聚會時機，統一讓他們登入系統進行驗證與連結帳號，並修改預設密碼。
    • 可配合年底的普查工作，一併更新小組長資料，確保系統資料的正確性。
  • 管理與通知功能：
    • 管理者 (如貴鳳) 可看到所有已產生的洗禮申請表，可發起、編輯、作廢表單，複製網址，並可批次列印表單。
    • 系統應顯示填寫進度 (百分比) 和簽核進度。
    • 討論是否提供自動化通知功能 (Email) 給小組長與當事人，提醒其在期限內完成表單，或由管理員手動發送。
    • 管理者也應能收到逾期通知，甚至三個月未完成的應上報牧師。
    • 貴鳳曾特別強調需快速查詢「預定受洗日期」接近的申請者名單 (如一週內)，以便準備受洗證、禮物等。
    • 系統可支援預定受洗日期篩選功能，以追蹤進度。
    • 通知功能目前僅能辨識承辦牧師、所屬牧師、小組長及當事人，其他如區長等角色較難納入。
    • 需確認是否將「受洗證列印」列為第一階段功能。

三、 報名繳費系統的財務金流處理

  • 金流串接平台：
    • 初步考慮與永豐銀行及台新銀行合作，會要求提供新版 API 進行評估。
    • 也將參考第三方支付平台或提供更完整對帳服務的銀行。
  • 對帳功能與財務報表：
    • 財務部過去在報名對帳上非常辛苦，特別是轉帳部分。
    • 新系統需支援對帳功能，讓財務同工與活動主辦人更易對帳，但需評估銀行端 API 是否能支援此需求。
    • 財務部需提供過往活動所需財務報表的格式，以便系統未來能直接列印，簡化會計作業。
  • 繳費方式與手續費：
    • 討論未來開放哪些繳費方式 (超商、信用卡、匯款等) 給會友，需考量手續費、退款便利性、使用者習慣等因素。
    • 將統計過往活動各種繳費方式的使用比例數據，作為最終決策依據。
    • 關於手續費承擔方式：牧師們授權會議小組決定。目前規劃：
      • 若活動在真理堂內舉辦，手續費內涵在報名費中。
      • 若活動在真理堂外舉辦，承辦人員可勾選手續費外加，並設定外加金額 (如 20-25 元)。
      • 這項功能將做成一個模組化設定，讓活動上架者自行勾選並定義。
  • 退款機制： 儘管會議記錄未直接提及此段退款細節，但從前面討論的「不便的平台」推斷，線上退款功能是重點。

四、 後續行動與待確認事項

  • 財務部： 統計近期 3-6 個月活動的繳費方式比例數據；聯繫台新與永豐銀行取得 API 文件。
  • 資訊與開發團隊： 以 AccuPass 為藍圖設計新平台的財務流程，特別是對帳與退款功能；評估銀行 API 的可行性與開發成本。
  • 怡如/明理：
    • 確認小組長的主日崇拜地點欄位需求。
    • 針對成人洗禮/轉會/堅振的五種表單欄位，與執行單位做最終確認與梳理。
    • 整理繳費方式統計數據，供下次會議討論決定。
    • 與旭倫交流 Google Workspace 的整合規劃。
  • 領導層： 討論並決定支付手續費的承擔政策、繳費方式的開放種類、以及活動延期/取消的處理原則。推動同工養成使用 Google Calendar 等數位工具的習慣。
  • 會議結論： 下週會議前需盡量完成追蹤與待辦事項的決策，特別是與 Google Workspace 整合的初步計畫，以確保新系統能順利推進。