8月20日實體會議: 會友受洗申請與簽核流程
會議地點:真理堂
與會人員:明理、怡如、貴鳳、Joseph、旭倫、Deborah
本次會議主要圍繞兩大主題進行深入討論與細節釐清：(1)成人受洗表格與簽核流程；(2)教會牧區組織結構及其在受洗簽核流程中各層級的角色。
會友申請受洗的表格與簽核流程
- 受洗條件
- 申請受洗的會友，教會一定會安排一位對應的小組長作為屬靈遮蓋。
- 申請表格與填寫人
- 目前制度上，小組長是受洗申請表的主要填寫人，且大多數收到的申請單都來自小組長。
- 過去曾考慮RPG小隊長（現在稱為小隊長）也可填寫，但因其身分認定複雜且多樣性高，難以納入嚴格的系統管理。因此，決定初期系統限定只有小組長才能填寫申請表，因為小組長的身分相對穩定且容易管理。(系統有保留權限。未來若開放由RPG小隊長申請，可調整其系統權限。)
- 小組長可以代填申請者（受洗者）的紅色部分資料。
- 申請表中的主日崇拜地點資訊主要用於財務部門歸類什一奉獻的人力與來源，以便追蹤各分堂的奉獻狀況。
- 會友系統與會員註冊
- 當事人要申請受洗，必須先在會友系統中註冊成為會員。
- 小組長會收到申請表連結，並可將其傳送給申請者。申請者點擊連結後，若非會員，會被引導至註冊頁面。註冊後，該申請表會自動綁定到其會員帳戶。
- 會員註冊門檻低，僅需姓名和電子郵件或手機號碼。
- 對於沒有電子郵件或手機的長者，可由同工協助人工輸入資料，讓他們也能進入系統，並建議教會透過課程教導長者使用系統。
- 系統將確保身分唯一性，特別是在進階功能如查詢奉獻時，會要求驗證身分證號碼，以防止重複綁定。
- 簽核流程與層級
- 教會牧區組織層級依序為：主任牧師 -> 區牧 -> 區長 -> 小組長 -> RPG小隊長。然而，部分小組長可能直接隸屬於區牧，而無區長。
- 受洗申請的簽核流程會經過兩個關卡：
- 承辦人審核：主要審核資料的完整性，可指定專人（如貴鳳）負責。
- 核准人核准：目前由區牧負責，但教會未來期望由區長簽核，以分擔區牧負擔。
- 系統會根據小組長所屬的牧區自動判定應送交哪位區牧或區長核准，無需人工逐一指定。
- 簽核流程將主要以email通知為主。若有其他管道需求，例如以簡訊或Line通知，請教會評估後提出。
- 系統設計具備彈性，可以支援多個核准人或跨區核准，但實際應用需教會管理制度明確定義。
- 特殊考量
- 目前第一階段系統主要支援成人洗禮、成人轉會、成人見證。兒童洗禮和長者洗禮的功能將在後續階段考慮，可能初期仍維持紙本或原有模式。
- 見證與感恩文、什一奉獻資料、以及崇拜邀請與教會服事資訊等，將在系統內生成，並可拋轉給相關部門（如文字部、財務部、崇拜部）進行後續處理，避免人工傳遞。
- 處理見證文時需特別注意個人隱私，並在分享前取得當事人同意。
- 系統可自動生成受洗證號，即使申請未完成，也能確保號碼不重複，便於後續作業。
教會牧區組織結構與角色
- 組織層級
- 教會的牧養結構由上而下主要包含：主任牧師、區牧、區長、小組長，以及延伸的RPG小隊長。
- 區牧通常是牧師，而區長則不一定是牧師。
- 有的小組長會直接向區牧報告，中間沒有區長。
- RPG小隊長是負責關懷少量會友的身份，可能與牧區結構的關聯性較弱。
- 各層級在受洗流程中的角色
- RPG小隊長：作為陪伴者，他們可以協助傳遞申請表連結給申請者，並引導其完成會員註冊。但因其身分認定尚不明確，目前建議不授予填寫申請表的權限。
- 小組長：是申請受洗流程的主要發起人與填寫人。他們負責陪伴申請者，並有權限在系統中發起受洗申請。小組長的資料和所屬牧區是判斷簽核流程的關鍵。
- 區長：在牧區組織中扮演重要角色。主任牧師期望未來能增加區長的權限，讓他們也能參與受洗簽核，以減輕區牧的負擔。
- 區牧：作為牧區的最高牧養者，在目前的簽核流程中，通常是申請表的最終核准人。
- 主任牧師：位於組織最高層，制定總體策略與方向。
- 管理與資料同步
- 教會需要建立正式的流程來認定和管理小組長、區長、區牧的身分，並定期更新名單（如每年或每季度進行「清點戶口」）。
- 系統將強制執行這些流程，有助於追溯責任和提供「有憑有據」的管理。
- 牧區的資料（包括區牧、區長、小組長名單）必須準確提供給系統，以便於自動化簽核流程的設定。
- 系統可提供靈活的權限管理，讓教會可以根據實際管理情況，調整不同身分（如小組長、區長、區牧）在系統中的操作權限。
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以下是本次會議的結論與行動項目：(紅字為與系統開發有關，待教會確認或需提供資料)
I. 系統開發與功能相關
- 釐清第一階段系統範圍
- 確認第一階段系統僅支援成人洗禮、成人轉會、成人見證。
- 兒童洗禮和長者洗禮的功能將在後續階段考慮，初期維持紙本或原有模式，並與兒少牧區（兒主）溝通。
- 會員註冊與身份綁定
- 確保會友在填寫受洗申請表前，必須先在會友系統中註冊成為會員。
- 系統需確保身份唯一性，特別是在進階功能如查詢奉獻時，要求驗證身分證號碼。
- 設計會員註冊流程，讓小組長可以將申請表連結發送給當事人，當事人點擊連結後若非會員，會被引導至註冊頁面，註冊後申請表會自動綁定到其會員帳戶。
- 受洗證號自動生成
- 確認系統可自動生成受洗證號，即便申請未完成，也能確保號碼不重複，並將其列入會友資料。
- 資料轉拋與查詢功能 (待評估是否納入第一階段)
- 評估是否將會友見證與感恩文拋轉給文字部、什一奉獻資料拋轉給財務部、崇拜邀請與教會服事資訊拋轉給崇拜部等功能納入第一階段系統開發。
- 見證與感恩文內容敏感，需評估是否適合直接拋轉。
- 若納入，需設計各部門查詢介面，確保只顯示所需欄位並隱藏其他敏感資訊。
II. 教會政策與流程定義
- 小組長身份與權限管理
- 明確規範初期系統僅限小組長填寫受洗申請表。
- 建立正式流程來認定和管理小組長、區長、區牧的身分，並確保其有憑有據的變動紀錄，以利系統管理和追溯責任。
- 定期（例如每年或每季度）清點戶口，更新小組長、區長、區牧的名單，並同步給系統管理單位。
- RPG小隊長角色釐清
- 與牧者溝通並釐清RPG小隊長的定義和其在牧區組織中的定位。
- 在RPG定義未明確前，建議系統暫不開放RPG小隊長填寫受洗申請表的權限。
- 簽核流程與層級設定
- 請教會確認: 承辦人審核指定由貴鳳負責。核准人核准由小組長所對應的區長簽核。
- 請確認是否允許一個牧區有多個區長可簽核的模式，以確保系統能支援。
- 簽核流程將主要以email通知為主。若有其他管道需求，例如以簡訊或Line通知，請教會評估後提出。
- 資料隱私與顯示規範
- 重新評估小組長總結（藍色部分）是否對當事人顯示，因其內容敏感，建議系統初期預設為隱藏，只對特定管理人員顯示。
- 明確規範見證與感恩文在分享或公開前，必須取得當事人同意。
- 向會友說明若不願提供身分證字號，可能影響查詢奉獻紀錄和活動保險等個人權益。
- 長者使用流程優化
- 協調行政同工，針對長者提供會員註冊和系統操作的協助，可採用人工輸入資料、紙本申請，並在崇拜或其他課程中集中教導使用手機操作系統。
- 簡化長者會員註冊門檻，確保其姓名和電話為必填資訊，並可由同工協助設定初始密碼。
III. 溝通與培訓
- 與牧者溝通系統範圍
- 向區牧和相關牧者清晰傳達第一階段系統只支援成人洗禮、轉會、見證，兒童及長者部分暫維持現有流程。
- 系統使用培訓與習慣養成
- 規劃並執行針對牧者、區長、小組長及會友的系統使用培訓，引導他們習慣數位化流程，減少對傳統LINE溝通方式的過度依賴。
- 考慮LINE通知功能的應用，並權衡其成本與個人資料風險。
IV. 資料整理與專案管理
- 牧區基礎資料準備
- 由怡如整理並提供牧區的基礎資料，包括牧區名稱、各牧區對應的區牧、區長、小組長名單，並確立其層級關係。
- 確認資料格式以利未來匯入系統。
- 啟動廠商尋找
- 請怡如向Joann報告，開始尋找合適的系統開發廠商。
- 根據會議討論結果，持續完善系統需求規格書。
- 制定資料維護管理辦法
- 討論並制定系統上線後，各類名單（如小組長）的常態性維護與更新辦法（如每半年或一季普查），確保資料即時性與準確性。