台北真理堂數位轉型訪談摘要 : 蘇哲明主牧
日期: 2025.03.12
與談者: 蘇哲明主牧(主講者)、Joann、允中、Deborah
訪談主牧關於真理堂在行政管理及牧養方面的主要議題、挑戰與期望，並整理關鍵事實與想法。
一、行政管理方面
- 會議決議的追蹤與記憶問題：
- 問題描述： 主牧提到經常會忘記過去會議的決議，且討論事項繁多，難以追蹤優先順序。
- 引述： “因為很多討論的東西都是大家提出來，提出來時就排，然後就討論。但是教會有他的主軸，比如說一到四月，我們有哪些絕對要談的主軸跟重點。這些重點有些時候會因為其他的事情插入，以至於主要的事情就就被忽略掉。”
- 現有狀況：有會議記錄，但可能過於冗雜，缺乏優先順序的標註與追蹤。允中會提醒，但列出的東西可能已經累積過多。
- 期望改善方向：希望有工具協助管理，提醒未來四個月的重要事項。
- 建立機制追蹤決議事項的負責人與進度。
- 避免重要事項因其他事務而被忽略。
- 決策傳達與資訊同步問題：
- 問題描述： 會議決議後，難以有效通知所有相關人員，且人工傳遞容易產生誤解。
- 引述： “第二個就是會議決議之後我們有幾個動作:第一個就當然執行要執行，還有另外一個通知大家。怎麼樣讓大家知道說這個會議的決議是每一個人都要參與，這個部分我們以前都是靠人去傳遞。”
- 引述： “但其實也發生過很多次是我把會議記錄主席看完也OK沒有問題，然後我批出去，然後大家就望文生義生成另外一種意思，然後我們後續要花更多時間在解決這一切的溝通上的難題。”
- 現有狀況：由允中將相關會議記錄截取後發送給相關部門，但並非所有討論內容都會記錄。
- 擔心過於詳細的會議記錄會造成誤解。
- 已嘗試在決議相關事項時直接邀請承辦同工參與。
- 期望改善方向：希望有一個傳達系統可以告知大家會議決議，確保決議內容與訊息能準確傳達給執行者。
- 重複性工作與資源整合問題：
- 問題描述： 各部門在不知情的情況下，容易重複進行相同的工作，且缺乏共同的資訊平台整合資源。
- 引述 (以”基督化家庭”事工為例)：“我們剛剛一堆人在這邊談就是我們有一個侍奉叫做基督化家庭。我們有做媒體的計劃家庭，我們有裝備，就是教會做計劃家庭的，我們有文字整理家庭資料的，還有我們有一個對外的機構叫愛盟。那我們都各自做自己的，各自有自己的材料。但現在想說我們是不是該把它整合在一起？”
- 引述 (以採購流程為例)： “這個部門要採購這個，那個部門要採購那個。但需要重新再去了解採購流程到底是什麼？他們每天都知道怎麼採購，但是對其他部門可能就不一定那麼清楚。所以如果沒有去問的話，我們會採購一個東西，採購完了之後發現這個已經有了。”
- 現有狀況：部門各自運作，資訊未共享。
- 例如：文字事工產出的內容可能未被媒體事工所知。
- 採購流程有一定的規範（單價一萬以上走請採流程），但跨部門仍有重複採購的情況。
- 改善方向：建立共同的資料庫或資訊平台，讓各部門了解現有資源。
- 避免重複工作，提升效率。
- 加強跨部門溝通與協作。
- 部門職責與權責不清問題：
- 問題描述： 各部門的執掌不夠清晰，導致不知該找誰負責特定事務。
- 引述： “每個部門的執掌感覺沒有很清楚。然後大家各自在做什麼事情好像也不清楚，不過我們在分工的時候分很清楚。文字就是做文字，文字整理的東西呢，他也並不一定會給其他部門，因為他不知道其他部門有什麼需要。如其他部門主動要跟文字要，文字才會給他，但其他部門不知道文字有這些東西。”
- 現有狀況：形式上分工，但實際運作，部門的資訊流通與協作較弱。
- 同工習慣直接詢問允中，關於事務的主責。
- 主任牧師身兼多職，也可能導致權責不清。
- 期望改善方向：更清晰地界定各部門的職責與任務。建立更順暢的跨部門溝通機制。
- 聖工會的停擺與跨部門協調平台缺乏：
- 問題描述： 過去的聖工會已停擺，缺乏各部門了解彼此工作、互相學習與協調的平台。
- 現有狀況：聖工會曾存在，但後期淪為報告會議，缺乏實質溝通與協調功能。
- 核心會議成為主要溝通平台，但可能負擔過重。
- 週會偏重牧養訊息，事工溝通較少。
- 期望改善方向：重新考慮建立或恢復類似聖工會的跨部門協調機制。提供平台讓各部門分享工作進展、年度意向及需要彼此配搭的事項。
- 對會友的資訊傳遞問題：
- 問題描述： 需要更即時、準確地向會友傳遞教會消息，目前多透過LINE群組，資訊較為分散混亂。
- 現有狀況：資訊傳遞方式較為人工，效率與準確性有待提升。
- 會內網站資訊可能不夠完整或使用率不高。
- 同工習慣透過詢問獲取資訊。
- 曾試用AI小幫手，但因資訊未及時更新與缺乏部門重視而效果不佳。
- 期望改善方向：建立更有效的資訊傳遞機制，確保會友能即時獲取準確消息。
- 提升會內網站的資訊完整性與易用性。
- 探索更便捷的資訊查詢方式 (例如：優化AI小幫手)。
二、牧養方面
- 無法有效掌握牧養系統的現況：
- 問題描述： 身為教會領導，哲明哥表示難以有效了解區牧、傳道、區長、小組長、RPG小隊長的牧養狀況。
- 期望了解的資訊：
- 區牧在佈道上的成果（例如：受洗人數）。
- 各牧區的聚會情況。
- 小組的穩定性與聚會人數。
- RPG小隊長的成長情況。
- 個人在聚會、小組、十一奉獻等方面的穩定性。
- 小組的裝備情況。
- 個人的背景與強項。
- 現有報告機制的不足：
- 現有狀況：過去曾要求牧者每週繳交報告，但後來暫停。
- 即使有報告，內容的真實性與全面性也可能存在問題。
- 不同層級人員對同一狀況的認知可能存在落差。
- 期望改善方向：建立更有效、更數據化的方式來追蹤牧養狀況。
- 讓區牧或小組長能更方便地查詢與分析相關數據。
- 透過數據分析，更深入了解會友的需求，提供適切的牧養關懷。
- 缺乏與奉獻數據的有效連結：
- 問題描述： 從牧養角度了解十一奉獻，及時發現可能需要關懷的會友。
- 現有狀況：總會系統有奉獻資料，但教會目前無法有效連結牧養系統。
- 過去舊系統可透過API串接PRM，讓牧者在PM系統中查看會友的奉獻狀況，但新系統已無法實現。
- 期望改善方向：尋求解決方案，使教會能從總會系統獲取奉獻相關數據，並與牧養系統整合。
- 透過奉獻數據的分析，更了解會友的屬靈與經濟狀況，提供更精準的牧養。
- 對數據化轉型的期望：
- 總結性期望： 希望透過數位化轉型，獲得寶貴的數據，輔助牧養與行政管理方面的決策。
三、AI工具的潛在應用
- 哲明主牧對於AI在提升工作效率方面展現出高度興趣，例如：
- AI語音轉文字與摘要，可大幅節省文字事工的時間。
- AI可輔助媒體事工進行劇本創作。
- AI可應用於課程內容設計，實現更互動的學習體驗 (例如：AI agent)。
- 允中建議： AI工具目前即可導入使用，但數位化更重要的是組織流程與跨部門溝通的系統化。基層會員系統與數據整合是實現數據驅動決策的關鍵。
四、總結
本次訪談記錄揭示了真理堂在行政管理方面面臨的主要挑戰包括會議決議追蹤、資訊傳達、重複性工作、權責不清以及缺乏有效的跨部門協調平台。在牧養方面，教會領導渴望更全面、更數據化地掌握牧養系統的現況，並希望能將奉獻數據納入牧養關懷的考量。對於數位化轉型和AI工具的應用，教會展現出積極的態度，期望能藉此提升管理效率與牧養果效。
後續建議：
- 針對行政管理方面的問題，建議團隊可針對真理堂的需求，提供具體的系統工具方案，例如會議管理、專案追蹤、資訊共享平台等。同時，也需考慮組織文化與流程的調整。
- 針對牧養方面的數據需求，建議團隊與總會相關部門溝通，探討數據共享與系統整合的可行性方案。
- 教會內部應重新評估跨部門協調機制的重要性，考慮恢復或建立類似聖工會的平台，並思考是否固定利用周二周會來做重要訊息佈達。
- 在導入數位化工具的同時，也應重視同工的培訓與觀念的轉變，使其能有效利用新工具，並促進跨部門的溝通與協作。