與會者：線上 Joseph、Deborah、Jason、旭倫、允中、明理、Joann、Tom、王博士詩清長老
真理堂數位轉型訪談初步回顧
日期： 2025 年3月 12日晚上8:00
回顧近期針對真理堂數位轉型進行的訪談，歸納主要議題、重要觀點及初步發現。
核心主題與重要觀點：
本次週會主要聚焦於近期針對真理堂各部門進行的數位轉型需求訪談回顧。從與會人員的發言中，可以歸納出以下幾個核心主題與重要觀點：
1. 訪談進度與初步感謝：
- 目前已完成九場訪談（包括與允中和王博士的訪談）。
- Deborah 對允中在訪談安排和前期溝通（”grounding”）方面的工作表示由衷感謝，認為他事先與總務、財務等部門進行了溝通，說明訪談目的，有助於受訪者準備。
- Deborah：「我非常謝謝他，我們跟允中的訪談是可以得到一個 high picture,說整個教會的運作，然後他這邊其實看到的東西是比較多比較完整的，所以他已經就先跟我們做一些說明，所以我們有非常好的是被預備打底的這個動作，所以非常謝謝允中。」
- 明理哥是真理堂各系統的活字典，熟知所有系統歷史背景，並曾因應教會需求親自先後開發了好幾個系統供同工與牧者們使用。未來我們建立會有基礎系統需要進行橫向串接時，會非常需要明理哥的支援與協助。
2. 各部門提出的主要痛點與需求：
- 行政管理方面 (焜梁牧師、哲明牧師)：希望簡化決策後的執行追蹤系統，例如簽核系統的簡化。
- LINE 的連結常有問題。
- 需要追蹤決議事項的進度並獲得提醒。
- 資訊傳遞流程存在問題，訊息容易被稀釋或不完整，希望進行有效分眾管理。
- 跨部門溝通不足，存在重複工作，缺乏整合協調機制。
- 針對決議的事項，會忘記過去決議的事項，需要有一個系統可以列管跟追蹤，然後甚至可以提醒。
- 部門的橫向溝通的部分，發現有一些部門之間在做重複的工作，大家手上沒有經過盤點，大家不知道手上有一些什麼樣的東西，大家可以互相支援的，那有些重複做了。
- 牧養系統方面 (焜梁牧師、哲明牧師、青年傳道)：希望建立以小組為核心的配套系統，強調好用、強化體質、簡化流程、有效管理。
- 需要了解小組成員的裝備情況 (RPG 等) 和外展支持。
- 各年齡層牧區（社青、學生、長青）都希望透過小組管理加強連結與歸屬感。
- 需要數據（data）來輔助牧養和行政管理方面的分析與決策。
- 青年傳道對於數位化有強烈意願，希望未來的系統具有便利性、整合性，能夠分析追蹤個人資訊，以便更密切地跟進。他們願意參與 Beta 測試。
- 青年傳道：「如果這個他們未來使用的系統能夠有便利性，整合性可以分析與跟進，然後他的一些資訊，然後這個人在哪裡，是可以非常密切的去跟進的，那他就覺得這個就是這就是他們想要的了。」
- 財務部門：現有系統之間不串聯，大量工作需要手工操作（抄寫、key-in）。
- 有請財務部繪製流程圖以了解奉獻金流等管理流程。
- 財務資料在部門內部可能不同步。
- 明理哥：「哇，請款單還要把它合併，就是發錢的時候還要合併資料，當場我有點傻眼。怎麼會這樣子，那這個東西一定人工啊，不可能。」
- 總務部門：總務部的事項包括場地租借、硬體設備維護管理、學社報修、客服等。
- 部分流程可以透過系統優化，例如使用 QR code。
3. 對系統開發與組織文化的思考：
- 系統開發應以 80/20 原則思考，滿足 80% 的常規需求，其餘 20% 的特例可透過人工或其他彈性方式處理。
- 現有系統各自獨立運作，資料無法同步，未來新平台應解決此問題。
- 過往需求主要從垂直面進行，忽略了水平向的資料溝通。
- 部分問題屬於組織文化和管理層面，不完全是系統問題，例如專案管理、跨部門溝通、上下溝通等。允中提出可參考過去的聖工會模式進行跨部門協調。
- 教會同工普遍認真負責，但習慣以人工協調處理事務，用特例去想事情，導致效率不高。
- 管理層面決策或指令的變動性可能導致同工難以區分通則與特例，並可能因個別案例推翻整體原則。
4. 下階段訪談計畫：
- 焜梁牧師要求增加訪談對象與部門。
- 下週（3月 18日-21日）將訪談文字部門、佈道裝備部門、媒體部門、宣教事工部門、兒童部門、聖誕/月既慶典企劃部門、禱告崇拜部門。
- 再下週（3月 27日-28日）預計訪談程序主牧、人事部門、佈道裝備、受洗轉會流程報名等宣教關懷部門。
5. 優先順序建議：
- 焜梁牧師特別指示，最終在提出計畫時，應優先考慮青年傳道和財務部門的需求。
- 允中解釋優先考慮牧養層面（支持未來十年發展的系統）和財務部門（目前人工壓力最大、內部衝突較多）。
- 允中：「就牧養層面是希望打造一個就是能夠讓未來 10 年支持我們的牧養整體發展的系統。這是第一個，財務部門是因為其實當然因為牧師接任主牧，然後我接主秘書之後，我們陪財務財務部門走了這兩年多，發現他們的人工這些的層面是就我們所有部門當中目前看起來狀況最為嚴重的。」
6. 關於 LINE 的整合：
- 青年傳道希望簡化新接觸的國高中大學生加入教會的方式，考慮綁定 LINE ID以便聯繫。
- 教會目前已有多個 LINE 官方帳號用於不同目的（例如 247 小幫手、場地管理），可能存在費用考量。
- 討論到透過 LINE@ 進行互動可能不收費，但主動推播訊息可能產生費用。
- 建議思考適合的 LINE 架構，在不增加教會負擔的情況下，有效連接會友與慕道友。
- 考慮 LINE 在場地租借、登記和通知等方面的應用。
- 技術層面，LINE 或 Google 表單等點名系統的後台資料與真理堂現有系統的串接需要 API 程式開發。
7. 建立知識庫的可能性：
- 多人提到會友或內部同工經常詢問重複資訊。
- 建議建立對內及對外的知識庫，方便查詢所需資訊，並可考慮利用 AI技術/chatbot。
8. 習慣改變與教育訓練：
- 系統優化的同時，也需要引導使用者改變習慣。
- 建議透過教育訓練、演習等方式，逐步建立使用新系統的習慣。
- 新系統應注重使用者介面友好性，方便各年齡層使用者操作。
9. 工作網站與資訊共享：
- 已建立數位轉型工作網站（雲端共享平台），用於存放訪談記錄、相關資料等。
- 後續將持續更新網站內容，並邀請相關人員測試及提供建議。
總結與展望：
本次週會初步回顧了真理堂數位轉型訪談的進展與主要發現。各部門對於透過數位化解決現有痛點，保有積極態度，並提出了許多寶貴的意見與需求。後續階段將重點關注青年傳道和財務部門的優先需求，並持續進行更深入的訪談與分析。同時，也需思考系統開發與組織文化變革的協同作用，以確保數位轉型能夠順利推動並取得實質成效。
後續行動：
- 本小組周三周會因主席Joann出國出差，將由施清長老暫代兩周。
- 持續進行後續部門的訪談。
- 整理並分析已收集的訪談資料，歸納更細緻的需求。
- 針對優先領域（青年牧區、財務部門）進行更深入的需求分析。
- 開始規劃初步的系統架構與解決方案。
- 持續更新並完善數位轉型工作網站。