報名帳務匯入正航會計系統自動化流程討論
- 會議日期: 2026年2月6日
- 與會人員:正航鄭先生、真理堂財務部、明理、旭倫、Deborah
會議結論:
- 自動化實施機制：Excel 匯入優於 API
- 決議方案：現階段不採用 API 串接，而是透過系統產生符合正航規格的 Excel 或 CSV 檔案進行下載與上傳。
- 優點：此方式僅需兩個動作即可完成，且允許財務同工在匯入前進行最後核對（例如處理四捨五入的細微差額），符合財務對帳的嚴謹性需求。
- 防止重複匯入：匯入時系統會檢查單據號碼，若發生重複，系統會發出警示以避免重複入帳。
- 會計科目與分錄邏輯
- 關鍵科目：初步鎖定「報名費」與「暫收款」等科目。
- 分錄模版：正航了解需求後將提供可以匯入會計系統的傳票欄位模版，以利亞諾將報名系統產生符合格式的財務報表，讓財務部可在兩系統間匯出匯入。主要處理三類交易：報名成功（收入）、退費及刷退。
- 金流與手續費處理：系統需能區分交易總額與扣除手續費後的撥款金額，並正確切換借貸方。
- 傳票編號與辨識規則
- 編碼原則：維持台北真理堂在總會架構下的 “BA” 前綴碼，並結合「年月日」與「流水號」。
- 來源辨識：為區分「人工登打」與「系統轉入」的傳票，建議在傳票的自定義欄位中標註（例如：報名拋轉），以便日後搜尋與審核。
- 當日若有人工登打，為避免與系統產生重複編碼，並希望列表在同一項目後面，編碼後可人工加碼(例如: 加”-01, -A1”)，但總長不得超過14碼。