9月16日真理堂實體會議: 開發時程溝通與會友資料整合
會議地點: 真理堂
與會人員: 明理、怡如、旭倫、Deborah
本次會議聚焦於教會新系統的開發進程、預期挑戰，以及「會友」與「會員」身分定義和資料整合等關鍵議題。
一、系統開發時程與挑戰
- 開發時程預估：雖然教會已大幅刪減需求欄位，但系統本身的複雜度依然存在。保守估計，即使一切順利，第一階段的六個子項目（包含會員管理、線上簽核、線上報名等）完成也至少需要一年時間。特別是線上申請簽核與線上報名這兩個系統十分複雜，預計各需至少三個月。同時需考慮到系統外發建置時，教會的組織文化與用語和一般企業不同，容易造成與外部工程師溝通困難，有可能需要更長時間。
- 規格變動的影響：一旦規格確定並發包給廠商，後續若想修改功能，基本上不可能在開發中途邊做邊改，而是會延到下一期開發。這就像蓋房子，無法在施工中隨意更改設計圖，否則可能導致整個結構出問題。因此，所有需求和規格都必須在前期達成共識。
- 簽核系統的複雜性：「線上簽核系統」是開發中最複雜的環節之一，背後涉及龐大的邏輯架構，需要考慮各牧區、不同層級（如區長、承辦人）的授權與對應流程。若要簡化，可以只做「表單電子化」，讓使用者線上填寫後印出紙本簽核，這樣約一個半月就能完成，但這就犧牲了原先希望達成的線上簽核目標。
二、教會內部的預備工作與挑戰
- 建立共識與心理建設：必須持續向牧者和主管們溝通，使其理解系統開發的複雜度和所需時間，避免錯誤期待。開發進程與教會內部的預備作業（如資料盤點、政策制定）息息相關，若教會內部準備作業延宕，系統開發時程也會跟著延長。
- 資料盤點與制度建立：系統上線前，教會有許多資料需要整理，例如：
- 牧區與小組長資料：需要盤點現有小組長名單，並建立定期（如一年一次）的盤點與新卸任確認制度。
- 裝備課程資料：需處理不同年代的課程資料，決定要追溯到多早以前的紀錄，並清理不再適用的舊資料。
- 推動數位轉型：系統的成功與否，關鍵在於領袖們是否願意使用並推動。會議提到，未來要向小組長們說明數位轉型的重要性，讓他們理解這套系統是未來牧養上的重要工具，並產生認同與共識。
- 測試階段規劃：建議未來系統測試可先從學青區開始，他們對於新系統的適應力較高，可以作為第一線的反饋者。
三、核心議題：「會友」與「會員」的定義與資料整合
這是本次會議討論的關鍵瓶頸。
- 名詞定義的混淆：
- 對於「會員」與「會友」的名詞確認，會議中原本教會回覆「會員」要改為「一般民眾」，「會友」即是已透過受洗轉會身分。但經討論認為「一般民眾」此身份名稱不宜顯示於系統上，建議還是以「會員」稱呼為佳。
- 牧者們對於「會友」和「會員」的稱呼容易搞混。會議初步討論，「會友」是指已在本教會受洗、轉會、堅振，並認同教會的群體；而「會員」則泛指所有註冊使用此系統的一般人或民眾。最終稱謂需再確認，因會顯示在系統介面上。
- 資料整合的複雜性：
- 新舊資料對應問題：教會現有的會友資料庫歷史悠久，資料不完整（例如，早期會友沒有身分證字號），這使得新系統的註冊會員難以自動對應到舊有的會友身份。
- 會友資格的歷史變遷：早期的會友不一定經過「轉會」或「堅振」等程序，若僅用現行標準來篩選，會遺漏掉許多資深會友。
- 解決方案探討：
- 資料比對：對於資料較齊全的會友（如持有身分證字號、有受洗/轉會/堅振日期者），可透過系統進行自動比對與驗證，讓他們直接綁定會友身分。
- 開放申請（會友普查）：針對上述標準無法涵蓋的資深會友或資料不全者，建議透過系統開放一段特定時間（例如一個月），讓大家主動線上申請成為會友並確認個資。此舉能一次性更新、補齊大量會友資料。
- 以需求觸發：系統上線後，部分功能（如特定課程報名）會限定「會友」身分。屆時，那些有需求但尚未認證的會友，自然會主動反應，再由同工協助處理。這可以作為補齊遺漏者的輔助機制。
- 後續行動：此議題需由主任牧師們達成共識後決定。首先要重新確認「會友資料表」需要哪些欄位，因為這將直接影響系統開發。此議題已是無法迴避的關鍵問題，必須優先處理。
四、其他事項
- 金流方式：根據過去數據，繳費方式以信用卡為大宗，其次是銀行轉帳，超商繳費最少。建議新系統初期先以最多人使用且對帳方便的方式為主，可考慮取消手續費高且流程麻煩的超商繳費選項。
- Workspace 移轉：關於同工G Suite移轉至Workspace的計畫，將會安排時程表，分批協助各部門進行資料移轉，並規劃相關的教育訓練。建議將宣布時程提前至10月中旬的週會，以利同工們預備。
- 個資保護：一旦會友資料匯入系統，就會涉及個資法議題。需與教會法務人員討論相關規範，確保系統在資料遮蔽與權限管理上符合法規要求。