真理堂數轉小組第十六次週會

7月11日(五)中午12:45

與會人員: Joann、詩清長老、明理、Tom、Joseph、旭倫、Deborah

 

會議摘要：

本次週會主要聚焦於報名系統的優化，數轉團隊針對報名表單的設計、欄位收斂、金流整合以及人工智慧的應用進行了深入探討。討論內容涵蓋了如何將現有多樣化表單統一為通用模板的策略，以及如何處理特殊活動（如家庭營隊）的報名需求。會議強調簡化系統操作、提升管理效率，並尋求在功能彈性與開發成本之間取得平衡，最終目標是建構一個易於使用且能有效支援教會各類活動的報名管理平台。

會議中，雙方討論了以下重點：

  • 報名系統數位轉型的核心目標與挑戰：
    • 目前教會使用了多種報名方式，例如 Wix、OccuPass和Google 表單，但各自存在問題。
    • OccuPass對財務結算清晰，但收費昂貴。
    • Wix 在處理複雜的報名類型（如家庭營會）時會造成困難，例如家長需要重複填寫多份表單，導致使用者極大困擾。
    • Google 表單雖然彈性高且容易客製化欄位，但無法直接收取費用，且資料分散儲存，導致教會無法集中管理活動成果和對應收費。
    • 會議指出，目前各單位各自使用 Google 表單，導致資料分散，無法讓整個教會看到活動成果，且收費部分也難以對應到特定活動。
    • 因此，數位轉型的首要目標是解決這些現有系統的痛點，特別是資料整合和金流問題。
  • 亞諾建議未來報名表單的設計方向：

亞諾團隊提出將報名表單設計為「固定欄位」和「自定義欄位」兩大模組。

      • 固定欄位：將頻繁出現、共通性高的欄位（如姓名、性別、年齡）設為固定欄位。這些欄位在不需要時可以被隱藏。
      • 自定義欄位：針對不常出現或特殊需求的欄位，允許使用者自行定義問題標題、問題類型（如單行文字、多行文字、下拉式選單、複選單）以及是否必填。雖然系統技術上可以增加許多自定義欄位，但並不建議過度使用，因為這會增加系統的複雜性和維護成本。
    • 現有分析顯示(詳見亞諾整理的EXCEL表格)，教會常用的表單（來自20個活動的40份報名及票券表單截圖）中，共整理出超過80種欄位。這個數量過多，會議建議應透過歸納與簡化，將欄位數量縮減，並考慮只保留1-2個自定義欄位以應對特殊需求。
    • 明理哥提出了一種更具彈性的流程設計概念：報名流程可以依據報名類型（如家庭報名、小組長報名）動態呈現不同的頁面和欄位，讓使用者在填寫時更順暢。例如，家庭營會可以先選購票券（大人、小孩數量），再依據選擇顯示對應人數的資料填寫頁面。這種設計希望能夠通用於所有報名情境，但亞諾團隊認為這類複雜的UI/UX設計屬於「前端」考量，而他們目前主要討論的是「後端」的欄位設定。
  • 「化繁為簡」與「80/20法則」的應用：
    • 會議中強烈建議教會利用這次數位轉型的機會，下定決心整合和簡化現有的表單類型。
    • 與會者指出，過去各單位各自設計表單，導致樣式不一且管理困難。
    • 應將表單歸納為少數幾個主要類別（例如：課程類、營會類、裝備類），這將大幅降低同工的操作複雜度，尤其對不熟悉資訊系統的同工來說更易於上手。
    • 透過簡化，可以減少訓練時間和未來系統修改的成本。
    • 強調80/20法則，即系統應優先滿足70-80%的常見報名需求，將非常特殊或不常發生的案例（例如某些營會的特殊欄位、家庭報名等）透過自定義欄位或個別處理（甚至可以考慮用人工方式），或是整合外部成熟的報名繳費系統來解決。
    • 這種簡化不僅能提高效率和管理效率，也能促進工作傳承，讓教會同工在共通的平台上進行標準化作業，而非僅依賴資訊部門或特定人員。
  • AI 知識管理系統的應用探討：
    • 會議也初步討論了AI知識管理系統的幾個潛在實作案例，包括：
      • 規章的整理。
      • 文字、影音見證的資料庫知識庫。
      • 過往會議記錄的資料庫及AI知識應用。
    • 對於AI應用案例，亞諾團隊建議優先從「文字部分」的問答模式導入作為概念驗證（PoC），因為音檔或圖像處理的技術難度較高且耗費資源。因此，內部規章或會議記錄可能更適合作為首個AI應用案例。
  • 後續行動：
    • 亞諾團隊將根據會議討論，提出1-2個能涵蓋大多數報名案例的「公板」表單設計建議。
    • 真理堂方面（由明理哥和允中）將根據提供的80個欄位總表進行內部審閱，標記需要保留、合併或移除的欄位，特別是那些極少使用的欄位（如服役狀況、英文能力等）。
    • 雙方將在下週會議前對焦這些建議，以加速專案進度。