真理堂數轉小組第七次週會
5月8日(四)中午12:45
與會人員: Joann、詩清長老、明理、允中、Tom、Joseph、旭倫、Deborah
會議摘要：
本次週會主要根據本週二5/6與明理和允中針對各系統的細部功能進行討論和文件分享。目前團隊正處於「各系統功能分析」階段。
根據真理堂 4 月 23 日會議回覆的數位轉型導入政策的四大優先項目，本次會議討論了這些項目的細部功能並需要真理堂確認及排列優先順序。這四個項目是：
- 報名繳費系統
- 行政管理線上簽核系統
- 牧養管理系統
- AI KM (知識管理) (暫時排名第四，但希望能將基礎功能同步進行)。
會議中分享了 Phase One 系統功能需求表初稿。這份文件是根據訪談摘要和先前討論梳理而成，預計後續還會有來回討論。
Phase One 系統功能需求表討論
- 報名繳費系統部分分為「報名課程管理」與「線上繳費」兩大塊。需要收集課程狀況、報名流程、表單填寫、費用種類、繳費流程、方式及財務報表等細節資訊。
- 會員管理系統被認為是報名繳費系統的基座或底座，所有報名者的身份識別非常重要。需要管理不同身份的會員。針對會員管理系統有另一份更詳細的文件。初步列出的會員系統項目包括身份管理、基本資料、流程及表單等，需要真理堂回覆。
- 行政管理線上簽核是一個廣泛的領域。需要明確是針對哪一個行政項目進行線上簽核（如場地借用、設備管理、預算簽核等）。需要提供簽核流程、表單等資料。
- 牧養管理系統也非常廣泛。需要真理堂明確現階段想優先導入哪些部分（如小組點名、區或小組成員管理、報表等）。先前曾提到牧區和小組的劃分定義需要釐清，這牽涉到組織文化和政策層面，若現在納入系統規劃可能導致延遲。目前教會內部似乎仍在調整區長、小組長等定義和牧區名稱。
會員管理系統詳細討論:
- 預期功能包含會員資料管理、身份權限、登入方式、新家人資料、受洗申請、轉會申請等。
- 會員身份定義非常重要，需要教會內部釐清。初步列出的身份別包括一般會員、未受洗的新家人、會友（受洗或轉會）、小組長、區長、牧者、權職行政、系統管理員等。身份可以被視為群組或 hashtag 的概念，一個人可以有多個身份。未來可以依需求增加新的身份。
- 會員資料來源可能包括線上註冊、受洗、轉會、新家人資料等。需要確認是否有其他來源。
- 會員成為會友的流程需要定義清楚，可能有申請程序。若教會目前未明確，未來定義亦可，但收集會員資料時可預先思考進來。
- 需要提供會友、新家人、轉會、受洗等的資料欄位和相關作業流程。
- 其他會員管理需求包括查看會員的恩賜等。這些需求可以列出，但會進行篩選。
- 現有會員資料庫的 Unique Key 最初使用時間戳，後被身份證字號取代。但許多初期資料缺乏身份證字號或一致的電子郵件，導致資料識別困難。需要決定新系統未來使用哪個欄位作為 Unique Key。個資法限制了收集新朋友身份證字號的難度。
- 受洗/轉會流程及表單目前很複雜，有多達八種表單（成人受洗/轉會、兒童受洗、學生成人洗禮等），這些是牧者要求產生的。完全按照現有模式導入系統可能對廠商造成困難。建議可以篩選，不常用的表單可維持紙本或手動輸入資料。有些流程在新系統下可以重新思考和簡化，不需受限於舊系統 (Ragic) 的模式。
- 建議先聚焦於 80% 的普遍需求，後續再優化處理 10-20% 的特例。
時間表與範圍討論:
- 原定要求文件產出時程較趕 (5 月 20 日前)。
- 亞諾 (廠商) 建議將 Phase One 的建置期拉長到一年（至明年 6 月），以降低壓力並使功能更完整。
- 真理堂內部團隊認為現有 Phase One 的四個項目範圍過大，尤其行政簽核部分項目非常多，內部討論和資料整理需要大量時間。
- 內部團隊建議 Phase One 應聚焦在會員管理和報名繳費系統就好，這兩個項目已是核心且影響許多人，能解決最迫切的問題。
- 主席認為數位轉型是「馬拉松」而非短跑，循序漸進讓大家了解和體驗改變更重要。
- 會議討論了不同的時間與範圍組合方案：
- 現有範圍 (4項目)，時間延長至明年 6 月。
- 聚焦報名繳費與基礎會員，時間維持原合約期 (明年 2 月底)。
- 聚焦報名繳費與基礎會員，時間延長至明年 6 月。
- 多數意見傾向於延長時間，因為內部需求梳理和文件準備才是最耗時且重要的瓶頸，而非廠商開發的速度。清晰的需求文件能讓後續開發順利。
- 會議初步共識傾向於方案三 (聚焦報名繳費與基礎會員，時間延長至明年 6 月)，需向主任牧師溝通確認。
- 建議設定一個明確的需求文件提交期限，即使時間延長，以保持進度。
- 可以採取「滾動式」的做法，一旦某項子功能明確，就可以開始進行設計和建構，讓大家逐步看到成果並回饋，而非等所有需求都定義好才開始。
- AI 部分的討論將延至下週週會。