真理堂數轉資訊小組會議摘要
5月8日(二)下午4:00
與會人員: 明理、允中、旭倫、Deborah
會議摘要：
會議目的與文件說明:
- 針對真理堂回覆的優先順序，下一步驟是進行系統功能分析，以便釐清在第一階段 (Phase 1，預計六個月)可以實現的功能範圍。
- 亞諾提供了兩份文件：一份是針對需求的說明表（包含功能列表），另一份是針對會員身分的定義與釐清。需要進一步提供資料、釐清定義和確認功能細節。兩份文件項目討論如下:
- 報名繳費系統: 系統基本功能已大致了解（黑色部分），但仍需教會確認是否符合需求。特別需要教會列出目前報名繳費流程中的問題或痛點，以便透過新系統改善。例如，曾有繳費無法對應到特定活動的問題。需要教會補充活動的繳費流程細節。
- 會員管理系統:
- 這是所有功能必須建構在之上的優先必做項。基本功能包括新增、修改、查詢、停用（非刪除）。需要討論註冊/登錄方式（手機、Email、快速註冊如 Google, LINE, FB）。
- 會員資料來源除了線上註冊，還包括受洗、轉會、新家人資料…等。
- 現有資料庫的整合與匯入：
- 教會需要釐清目前既有資料（會友、區牧小組長、核心同工、恩次、裝備記錄等）存放的位置。
- 如果資料可以「轉出」，原則上就可以匯入新系統。
- 可以考慮設計功能，讓現有會友或同工在註冊新系統時，透過輸入如身分證字號等方式，連結並帶入舊資料，並提供更新選項。
- 這可被認為是對核心同工的貼心措施。核心同工可能直接開通帳號即可，無需跑申請流程。
- 需要釐清並統一會員的各種身分定義
- 例如：新家人、一般會員、會友（已受洗/轉會）、小組長、區長、牧者、全職行政、系統管理員等。
- 新家人的定義需明確，可能就是未受洗但留下資料的人。
- 身分定義需要內部討論達成共識。名詞定義的一致性非常重要。
- 需要定義「會友」的作業流程
- 例如如何從一般會員成為會友（是否有申請流程）。
- 即使教會目前沒有明確流程，未來也需定義。
- 新家人轉會或受洗的線上表單及相關作業流程也需釐清。
- 身分權限管理:
- 目前的構想是依據身分（群組）來設定預設權限，避免單一人員設定的複雜與混亂。單一人員設定難以管理且容易出錯。身分種類不宜過多。
- 特殊需求（如牧養上的代理人）可能會影響權限設定，需要內部討論是否將其定義為一種身分或透過政策處理。這涉及政策層面。
- 不同身分登入系統後，可能看到不同的功能列。
- 行政管理與線上簽核系統:
- 範圍廣泛（資產管理、法務管理等），但目前影響最大的是線上簽。
- 簽核系統可選擇導入「單一流程」（如場地借用申請），或導入「表單簽核系統」（可自行新增表單及指定簽核流程）。需要教會評估選擇哪個方向，以及優先想做哪一個行政管理系統。
- 牧養管理系統:
- 範圍非常廣泛（小組/區管理、點名、回報、關懷系統等）。
- 需要教會明確定義現階段最想導入哪些具體功能。例如：只想先做小組人員資料管理、統計小組出席狀況等。明確的目標有助於界定第一階段的範圍。
- 牧區與小組的劃分及定義（組織文化部分）會影響牧養系統規劃，這部分教會內部還在討論，需要一個明確的結果。
政策與範圍考量:
- 需要進行內部政策討論，確認新系統的適用範圍，例如是否包含獨立堂點或外展據點。原則上獨立單位不應再使用此系統。對於已獨立的單位，應予切斷系統使用。這是高層次的政策決定。
- 最困難但重要的考量是「為什麼要使用這個系統」的政策。需要思考如何讓同工願意或必須使用系統，例如將受洗轉會申請、小組長名單管理等關鍵流程與系統綁定。這涉及如何驅動系統的使用。
實施規劃與優先順序:
- 系統分析是來回溝通的過程。先確定方向，再深入探討細節，逐步調整以符合現況需求。
- 清晰和明確比趕時間更重要，以避免後續大改。
- 會員管理是第一階段的最高優先順序，是基礎。其他系統功能會根據需求和整體評估動態調整優先順序。
- 不是所有需求都能在第一階段（六個月）完成。亞諾將根據教會提供的細部需求和流程，提出哪些功能必須先做、哪些可以納入第一階段的建議。
- 需要讓教會同工了解，第一階段的範圍是有限的，避免誤解以為所有功能都會完成。
所需教會提供資料與後續步驟:
- 填寫詳細的系統需求與功能表格。標示需要進一步澄清的部分。
- 提供現有流程和問題點的文字描述。
- 釐清現有會員資料庫（如 RIC 系統、區小組長名單、核心同工資料等）的位置與內容。
- 確認最終的會員身分分類定義。
- 定義重要流程，如會員如何成為會友的申請流程。
- 提供線上表單所需的資料欄位，例如會友資料表、新家人/轉會/受洗表單所需的欄位。
- 提供其他會員管理相關的需求，如顯示恩賜、裝備/課程記錄、自動提醒等。
- 釐清組織結構的定義（如未來以區為主還是小組為主）。
- 建議教會內部召集跨部門會議，優先處理會員管理相關的定義與資料收集。
總結來說，會議強調了在系統開發初期，徹底釐清現況、明確定義需求、統一相關名詞與流程的關鍵性，並確認會員管理是整個系統開發的首要且最基礎的部分。同時，也提及了組織層面的政策決定對於系統推動和範圍界定的重要性。後續將由教會方提供更詳細的需求資料與內部討論結果，亞諾再據此評估並提出第一階段可實現的功能範圍建議。