9月26日真理堂實體會議:報名表單系統
會議地點: 真理堂
與會人員: 閻貴亨、李文華、葉晴、陳麒元、周思憫、楊盼盼、張舜婷、明理、怡如、旭倫、Deborah(線上)
會議目的
主要討論教會新報名系統的開發需求，特別是針對不同年齡層（兒童、青少年、大專、成人、家庭）的報名表單樣式與功能細節，以取得共識並確認開發規格。
- 報名身份與權限的簡化
- 現行問題：系統中定義了多種身份群組（如：小組長、區長等），但在報名系統中，特別是針對兒童與青少年的營會，這些細分的群組意義不大。多數營會的目標是開放給所有人，甚至是慕道友，因此不需要過於複雜的權限設定。
- 討論共識：多數活動報名時，主要區分為「會員」和「非會員」即可，不需要顯示所有內部群組。身份群組的功能主要適用於牧者在後台進行數據管理（如統計各級幹部人數），而非在前台限制報名資格。
- 報名表單的設計與彈性
- 核心需求：與會者希望能建立標準化的報名表單樣式，以應對不同類型的活動，例如：裝備課程、家庭裝備、青少年營會、兒童營會等四大類。
- 客製化與限制：
- 系統將提供自定義欄位功能，允許使用者新增「單行文字」、「多行文字」或「下拉選項」等欄位，以增加表單的彈性。
- 然而，系統無法做到像Google表單那樣的動態跳轉功能（即根據前一題的答案決定下一題的內容）。開發此類複雜系統的成本與時間過高，不符合效益。
- 作為替代方案，可以設定「以某個問題決定特定欄位是否出現」。例如，當信仰狀況選擇「慕道友」時，牧區和小組的欄位就不會顯示。
- 欄位固定性：一旦表單樣式（如「青少年營會表單」）建立後，其欄位就是固定的。無法針對單一活動任意增刪欄位，否則就回到了需要開發完整表單系統的複雜情況。
- 兒童與青少年報名的特殊情境與挑戰
- 家長代為報名：這是最核心的痛點之一。一個家長可能需要為多個沒有手機或Email的孩子報名。
- 需求：系統需要支援「一人為多人報名」的功能，例如允許家長在登入自己帳號後，能為多個孩子新增報名資料。
- 姓名問題：曾發生家長為三個小孩報名，卻都填上同一個名字或家長自己名字的狀況。
- 未滿18歲的「家長同意書」：
- 這是一個「剛性需求」。系統必須確保未滿18歲的報名者能成功上傳家長同意書，否則報名應無法完成，以減少後續行政人員追討文件的困擾。
- 解決方案討論：考慮透過建立不同票券（如：「已滿18歲」、「未滿18歲」）或不同的報名連結來分流，但這可能導致連結過多，使用者容易點錯。
- 性別與分房需求：
- 對於需要過夜的營會，準確掌握性別是關鍵需求，因為涉及房間安排。
- 系統應建立「防呆機制」，例如，若會員資料為男性，在選擇票券或房型時，應無法點選女性的選項。但這在家長為異性子女報名時會遇到困難。
- 後台管理功能
- 活動管理：後台操作人員可以新增、修改、複製及上下架活動。
- 修改權限：報名截止日期、人數上限等資訊可動態修改。但若更改「課程期間」，該活動將被強制取消，以確保已報名者能注意到此重大變更。
- 操作記錄：所有後台操作（如誰下架了活動）都會有log記錄可追查。
- 數據分析：與會者強烈希望能有報名數據的分析功能，例如以Dashboard呈現牧師常問的問題（如：各牧區報名人數），免去人工統計的麻煩。
- 金流與付款方式
- 未來規劃：報名系統未來將會綁定金流，支援信用卡、ATM轉帳等。
- 超商付款的爭議：
- 許多家長，特別是在兒童營會，有超商繳費的需求。
- 但超商繳費在對帳與退款流程上非常複雜，且容易出錯，因此目前傾向取消此管道，以簡化財務流程。
- 國外會友的付款問題，可考慮使用「虛擬帳號」解決。
- 分組釐清需求：由於兒童、青少年與成人的報名情境差異巨大，建議分開討論各自的報名流程與表單需求。特別是「學青兒牧」的需求比成人更為複雜且重要，需要優先處理。
- 繪製流程圖：請各單位（特別是青少年與兒童事工）將實際的報名情境與流程繪製出來，包括「幫自己報名」與「幫別人報名」等不同路徑。
- 線上協作填寫規格：旭倫提供一份線上的Excel表單連結，請與會各課程或活動負責人將具體的欄位需求、情境描述直接備註在檔案中，作為後續開發的依據。
- 管理流程與系統開發並行：會議強調，新系統的成功不僅在於功能，更需要搭配管理流程的優化。應思考如何透過改變管理方式來解決問題，而非僅依賴系統開發複雜的功能。
結論與後續行動