台北真理堂數位轉型訪談摘要 : 主牧團隊秘書林允中
日期: 2025.03.06
與談者: 林允中(主講者)、Joann、Deborah、Jason
回顧台北真理堂的核心信念、組織架構、主要事工方向以及目前使用的資訊系統概況，並整理其重要概念與事實。
第一部分：核心信念與發展方向
- 核心信念：建立愛的團契，台北真理堂的核心信念是「要建立的團契」。
- 此信念基於聖經中上帝對人的吩咐，包含兩個重點環節：「第一步是重點是愛神，另外一個是彼此相愛」。
- 強調，「對我們來說彼此相愛是一個最重要的環節，我們的存在的意義跟目的就是為了建立愛的團契。」
- 愛的團契被視為教會的「DNA」和「核心」。
- 近期發展重點：因愛建立人，再由人建立愛的團契教會近期重新審視未來發展方向，最重要的重點是「在建立就是因為愛的團契而建立在當中建立的每一個人，那讓這每一個人也可以往外出去建立新的愛的團契」。
- 目標是讓「有耶穌同在愛的團契」不斷擴散。
第二部分：主要事工方向
- 基督化家庭：教會非常看重家庭，過去30年花了很多時間在此事工上。
- 「在聖經當中，上帝對於家的信念是非常…包含舊約時期上帝帶領以色列人出埃及也是一家一家這樣帶出來，我們非常的看重家庭。」
- 教會提供一系列課程，涵蓋單身、交往、婚姻預備、夫妻關係以及不同年齡階段的父母教養。
- 設有真愛營（學生牧區）、美滿婚姻預備課程、美滿婚姻課程、爸爸加油站、媽媽學校等。
- 關心職場與校園宣教：教會希望弟兄姊妹在職場和校園發揮影響力，將愛的團契帶入這些領域。
- 「我們相信不是說我們不是一個就是要弟兄姊妹來在這裡就這樣子的教會，是希望所有的弟兄姊妹來在這裡得耶穌，得著愛的團契，他們可以進入家庭，進入職場，進入校園，在當中發揮影響力。」
- 社區社群：教會關心社區議題，並有弟兄姊妹擔任台北市議員，體現對社區的參與和影響。
- 教會運作的四個部分：
- 禱告： 幫助弟兄姊妹進入個人和團體的禱告，並為國禱告。
- 裝備： 提供各樣課程，分為信徒門徒裝備和基督化家庭裝備，並鼓勵信徒每年讀完一遍聖經（聖經賀成）。「真理堂是一個很喜歡上課教會，我們會各式的裝備。」
- 外展（佈道）： 幫助弟兄姊妹學習如何接觸人，包含關心貧窮人（慈惠服務）、步道關懷（帶領人認識耶穌）、以及透過機構進行社會關懷（牧師家庭宣教、愛網、相博術等）。
- 管家： 強調弟兄姊妹如同家人，需要分擔責任，共同建造教會。
第三部分：組織架構
- 基本架構：教會相信耶穌是元帥。
- 組織分為牧師團（pastoral team）和長執會，分別負責牧養和治理。
- 核心是主任牧師團隊（三位主任牧師），是兩者的交集點，主導教會方向。
- 每周有核心同工會議（常務牧師團），為主要決策團隊。
- 主要部門與網絡：主任牧師辦公室： 協助主任牧師和常務牧師團運作全教會。
- 崇拜聖工會： 並非正式組織，而是崇拜相關同工和部門主管的協調機制，確保崇拜順利進行。崇拜是教會每週最重要的聚會，需要牧養網絡和所有事工部門共同投入。
- 牧養網絡（傳道部）： 核心任務是關心人、帶領人信主。由牧區（成人、社青、兒童、國高中大專、喜樂園、長青）和外展據點組成。牧者（牧師和傳道）都隸屬於傳道部。
- 強調牧者間的連結與互相照料，不只負責自己的牧區。
- 外展據點致力於向外開拓，特別關注雲林西海岸等貧困地區。
- 事工部門： 宗旨是支持牧養網絡的牧養與發展。大致分為三類（非正式分類）：
- 帶領弟兄姊妹做事情： 例如佈道裝備部（負責裝備課程和佈道事工的推動）。
- 崇拜支持型部門： 例如影音處（負責現場影音、燈光等）、媒體部（製作宣傳文宣）、深月機慶典計劃處（策劃節慶活動）。
- 支持外展據點發展： 例如宣教植堂部（支持外展據點的方向發展，並帶領教會的相關機構）。
- 行政部門： 支持各部門運作，包含總務、財務、資訊和人事。
- 組織運作的複雜性：組織圖難以完全呈現實際運作情況。
- 各部門和牧養網絡仍會對應到負責的主任牧師。
- 存在輪值制度，主任牧師輪流擔任主席，負責看守、安排議程和確保追蹤。輪值制度仍在調整中。
- 財務簽核流程複雜，涉及金額大小、部門歸屬和專款類別等多重因素。
第四部分：資訊系統概覽
- 官方網站： 目前是第三代官網，委外廠商維護。未來希望更換能整合前、後台和會員系統的廠商，但曾因與資管部門的衝突而受阻。
- 對外消息平台： Facebook、YouTube（直播與影片）、Instagram（年輕族群）、LINE等。
- 禱告： 使用 “247 小幫手” 外掛功能，提供線上輪流禱告守望。該系統為早期離職同工開發，功能擴充受限。
- 佈道與裝備： 主要使用與 WIX 簽約連接的報名系統，具備線上報名、信用卡支付、超商繳費等功能。
- 報名系統：無法與現有會員系統連接，裝備記錄查詢的後台仍在Ragic系統中。
- 會員系統與資料檔： 目前會員資料主要存放在Regic 系統中。
- 洗禮、堅信禮、轉會申請流程也與Ragic後台聯動，但流程繁瑣，需人工操作。
- 佈道與宣教資源： 透過其他網站平台提供。
- 奉獻：線上信用卡捐款系統與私源科技合作。
- 因台北真理堂隸屬於台灣信義會，必須使用總會的奉獻系統才能開立奉獻收據。
- 奉獻查詢系統為明理自行開發，間接連結總會的奉獻系統。
- 牧養關係管理系統 (PRM)： 原則上已廢除，但部分牧區仍在使用。過去可查看會友是否穩定十一奉獻，但因奉獻系統更換而無法使用。
- Regic系統評價： 講者和許多同工對Ragic系統評價不高，認為「不好用」、「很卡頓」。
- 最初為應對疫情臨時導入，後續擴充過多不同功能，導致系統臃腫和操作不便。
- 成為跨部門資料流轉的瓶頸，例如洗禮申請流程。
第五部分：未來展望與挑戰
- 資訊系統整合與優化：希望把Ragic換掉，顯示對現有系統的不滿和更換意願。
- 未來資訊系統的重點將放在如何支持牧養工作，並可能需要更符合未來十年發展的系統。
- 需要解決現有系統間的斷點，例如報名系統與會員系統的整合。
- 電子表單流程的優化，減少人工操作和資料轉移的錯誤。
- 組織管理的彈性與明確性：輪值制度仍在調整，需要更明確的權責劃分。
- 跨部門協調和決策流程的優化。
- 數據管理與應用：如何更有效地利用會員資料和事工數據來支持教會的發展。
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目前各系統困境:
- 現有牧養管理系統的困境：
- 資料過時且缺乏維護： 系統內包含教會所有小組的詳細資訊，包括牧區、小組性質、小組長、聯絡方式、聚會日期等，但這些資料已至少五年未更新。這導致系統資訊的價值大幅降低。
- 使用意願低落： 小組長認為在LINE群組中即可掌握組員狀況，缺乏使用Reg系統進行牧養管理的動機。
- 缺乏系統性的記錄： 相較於LINE等即時通訊工具的便利性，Reg系統雖然具備系統性記錄的潛力，但因資料未更新，其功能未能有效發揮。Line可以當下很清楚，可是它沒有一個系統性的記錄。
- 使用者體驗不佳： 後續討論提到，現有系統的操作可能過於繁瑣，例如逐一勾選回報出席狀況對於使用者來說太辛苦。
- 資料庫管理混亂： Regic系統擁有獨立的資料庫，與教會其他系統（如登記系統）的資料可能無法有效整合，甚至出現同一人在不同小組重複出現的狀況，且對於成員的規範不夠嚴謹。
- 早期功能已不適用： 早期Regic系統綁定手機號碼，提供簡訊點數作為鼓勵回報的機制，但在LINE等通訊軟體普及後，此功能已失去吸引力。
- 行政運作與資訊追蹤的挑戰：
- 會議記錄追蹤困難： 目前會議決議主要透過Word文件記錄，缺乏系統化的追蹤機制，難以查詢特定議題的決策過程和執行情況。「等於說所有的會議的包含像長老會 所有的東西等等的。但我們有一個NAS啊是也會去存放這些東西，但是就是因為我開會我會到處跑，所以其實大部分的東西都放在裡面，但其實這些東西全部就是在那個word的裡面。 對，所以說我們其實我很希望就是說會接到系統，就是說我 我們到底做了會做哪些決策等，因為其實我每一次後來開始特別是問到有一些像人事制度啊等等之類的，然後就問我說你哪一次長老會有做了什麼決策，然後我就會變成說要用關鍵字大海撈針在這裡面撈這一切。 但是我覺得這個未必是急迫啦，但是就是這個就是對於教會的營運跟運作是蠻大的。」
- 跨部門溝通落差： 會議決議未能有效傳達至相關部門落實，導致行政效率降低。「常常我們在這裡決議裡面開會的人並沒有把會議記錄下達給下面的人去落實。 對，但是會議記錄有些時候又就這樣就是你記錄你可能我不太可能把所有一切全部都記得完全，但是只單靠會 記錄同工們也沒有辦法做事情。但是他又不能沒有這個會議記錄，因為他沒有這邊的人一旦沒有傳遞下來，所有的東西就只是開會開好玩的。我我這樣講會太過分。」
- 行事曆（活動）管理混亂： 各部門自行提報行事曆，缺乏統一的平台和流程，資訊分散，管理不易。
- 缺乏便捷的協作工具： 目前主要依賴Word、LINE和Google Calendar進行協作，缺乏更有效率的專案管理或協作平台。Joann建議可嘗試用Notion或Trello。
- 對於導入新科技的期望：
- 更便捷的回報機制： 期望能有更簡便的小組出席回報方式，例如QR Code掃描。「是說我有一個QR code, 你每一次來聚會的時候一掃他就自動回報，那QR Code是大家最喜歡的，因為反正我就是開相機一掃。我不用再去點其他東西啊， 或者說我們有一個群體的一個回報的機制。」
- 系統整合與資訊共享： 期望能建立一個更完善的系統，整合各項資訊，避免資料分散在不同平台，減少重複作業。「分析出席統計，這個其實都把這些東西在整合到一個系統裡面就好了，可是這一個部分我是覺得說那我們怎麼去改變我們現階段的文化。…真正的關鍵就我剛才講的文化跟我怎麼樣讓大家便利的回報。」
- 會議追蹤與行動項目管理： 渴望導入專門的工具或系統來追蹤會議決議、指派任務和管理行動項目。
- 智能客服（機器人）： 期待建立一個能夠回答會友常見問題的智能客服系統，減輕同工的負擔。
- 現代化的行政管理系統： 對於現有的內部行政網路、人事系統、奉獻代號查詢系統等，雖然部分功能尚可使用，但仍有改善空間，例如奉獻代號查詢系統的安全性提示。「這 這個問你哥，這個我 我是user。 對。 OK, 好好，那因為最主要是因為什麼會有這個是因為我們全職同工需要去輪主日的時候輪一樓的服務台，大家就會去服務台。問很多問題，那其中一個常常被問的就是包含奉獻袋是幾號。所以說就有了這個跟剛剛李哥開發的奉獻查詢系統是不一樣的。 這是兩個系統。這個是所有的會友都可以用。 它只要進到官網就有連接可以進來看， 那這個是只有全職同工才能用。就是奉獻，代號查詢系統只有群牧同工才可以看。」
- 財務會計系統的瓶頸：
- 資料重複輸入： 現有的請款流程繁瑣，同工在Ragic系統填寫請款單後，財務部門需要將所有資料重新輸入到其會計系統（正航），造成人力浪費。
- 系統缺乏串聯： 各系統之間缺乏API串接，導致資料無法自動流通。「對我是覺得說這中間呢牽涉到這幾個系統目前的串聯還沒有用API 讓他介接嘛， 然後第二個就是說有一些東西就是如果我們財務同工的就是數位能力好一點的話，應該可以去就說直接在Excel上就可以去自動帶出啊。」
- 財務同工數位能力待加強： 財務部門同工對於資訊系統的操作和應用可能較為陌生，影響數位化進程。「他們基本上可是我覺得我因為我自己本身是財務的長老，我的觀察是他們本身的數位能力也比較差。 對，他們只開機使用。」
- 預算系統的整合度不明： 教會的預算系統與會計系統（正航）的連動程度不確定，可能存在重複作業。「那這個怎麼講？到底這個的跟正航的聯動度有多少我不確定，因為我根據總會的要求，我們必須也要把每一年通過的預算要餵進去正航裡面。」
- 可參考其他教會的經驗： 台北靈糧堂在預算、請款等相關流程的系統化經驗值得參考。「那我們其實過往有去參考過台北靈糧堂，台北靈糧堂他們是跟我們分享說他們其實包含預算請款等等的相關的，他們就是我不知道他們怎麼弄出來的，他們有個系統，那會計其實基本上他們去核的時後就是去這個系統上，然後他們就是會轉出一個媒體檔。那個媒體檔就是可以直接餵進去正航。」
- 教會管理與組織文化的影響：
- 使用者習慣與變革阻力： 同工對於既有系統的使用習慣根深蒂固，即使系統不好用，變革也可能面臨阻力。「就就是用久的不適應的，雖然說會抱怨說很難用，但是還是會繼續用。 對，那是現狀呢， 對。」
- 缺乏專責的資訊部門或人才： 教會內部可能缺乏具備資訊專業的人員來規劃、導入和維護相關系統，導致數位化進程緩慢。「所以我們中間沒有一個比較懂得資訊IT的人在中間去看過。所以變成因為沒有人工智能就又變成工人智慧這樣子。」
- 跨部門協調不足： 不同部門之間缺乏資訊交流和協同合作，導致系統各自為政，無法發揮整體效益。「以我過去跟財務部這邊的觀察了解互動的就是說一則就是跨部門之間其實不會去互相討論。 對。 所以呢就說因為財務部他們絕對不懂該IT這些東西的。然後所以就說這個通常他們都是各自發包， 所以就說財務部就說他也也不懂這些東西，他就自己去找外面的公司，可是他也不知道那個可能性有哪些是他可以push the boundary。」
- 領導階層的重視程度： 系統導入和數位轉型的推動，很大程度上取決於教會領導階層的重視程度和決心。「聽起來就是這個目前還不是一個當務之急啊，就說除非那個主任是很看重這個，然後就要看得多深。 對，其實應該是說目前這個系統是就有一個系統在這裡了，而且它的功能感覺還蠻完整的，只是說之後我們在整個做轉換的時候，當然系統這邊我們要評估它是不是可以跟我們未來可能要限制的什麼是可以串起來的，然後有沒有好的使用者經驗。
- 場地管理系統的落後：
- 高度依賴人工審核： 場地借用流程需經總務同工人工審核，效率低下。「但他很白痴的原因是因為 他全部都要靠總務同工去 審核啊，比如說連就連我要借場地，我都要跟總務同工講，我要借場地，我要借幾月幾號幾點哪裡，然後他們會通知我可以不可以。 你要打電話去借。發LINE去接。」
- 系統功能受限： 現有的場地管理系統可能僅供內部查看，無法讓使用者自行查詢和申請。
- 可利用現有工具優化： Google表單等現有工具即可用於優化場地借用流程，但尚未有效應用。
- 資料庫管理與整合的必要性：
- 資料分散且重複： 各系統的資料庫獨立運作，造成資料分散和重複輸入，不利於整體分析和應用。「另外一個是我其實期望的事情是所有就是因為我們等於是都為了每一個功能去建很多的資料，每一個資料都是沒有關係的。 所以現在我才說要串，就是我有一個最核心的，我們遊戲叫做CMS, 就content management System, 遊戲的公司就是有一個專門把我所有的content相關的東西，database相關資料，有一個內容管理的系統，那這邊就是會有會員管理系統。 然後他做了哪些，他有貢獻，他有報名，他有參加哪些活動，參加過什麼課程，他什麼時候受洗，他是隸屬於誰的小組，就是他如果有一個這個東西，然後他就可以去串其他什麼貢獻啊，什麼裝備系統啊，場地啊之類的這樣子。」
- 核心資料庫的需求： 期望能建立一個核心的資料庫系統（如CMS），整合會友的各項資訊，方便查詢、分析和應用。會友database放在Ragic真的有風險，當務之急要review一下。
主要訴求與願望清單
- 汰換老舊且未維護的牧養管理系統（Regic）。
- 導入會議追蹤與行動項目管理工具（建議：Notion或類似平台）。
- 建立智能客服（機器人）系統，回答會友和同工的常見問題。
- 優化財務會計系統的流程，實現資料自動化串聯，減少重複輸入。
- 改善場地借用流程，考慮使用Google表單等工具，並開放線上申請。
- 建立核心的會友資料庫（CMS），整合各項資訊。
- 加強跨部門溝通與協作，提升行政效率。
- 提升財務部門同工的數位能力。
後續步驟建議
- 與資訊部門（若有）深入了解現有Regic系統的架構、資料庫狀況以及維護成本。
- 訪談錄音中提及的顧問諮詢團隊成員，更詳細地了解他們對於現有系統的痛點、未來系統的期望以及具體的建議。
- 針對財務會計系統的瓶頸，與財務部門同工深入溝通，了解他們在請款、預算管理等方面的具體流程和遇到的困難。
- 參考台北靈糧堂等其他教會在資訊系統方面的成功案例。
- 評估導入Notion、智能客服平台等新工具的可行性與成本效益。
- 考慮建立一個跨部門的數位轉型小組，共同規劃和推動教會的數位化進程。
- 針對資料庫整合的需求，進行初步的資料盤點與分析。