10月2日真理堂實體會議:
報名表單系統_家庭裝備與兒童營會
會議地點: 真理堂
與會人員: 張秀美、楊盼盼、張舜婷、明理、怡如、旭倫、Deborah
會議紀錄摘要
本次會議主要聚焦於家庭裝備與兒童營會的線上報名系統的表單設計與功能需求。
第一部分：家庭裝備課程報名
- 課程盤點與欄位需求
- 約會的藝術：主要針對交往中的男女朋友。
- 迦拿課程：主要針對有結婚計畫的男女朋友所開的備婚課程。此為唯一需要牧者同意的報名課程。有些已婚夫妻也會來上課。
- 孩童洗禮班：需填寫父母及孩子的姓名、年齡等資訊，但孩子不需上課。課程結束後會有集體約談。
- 美滿婚姻『預備』課程：主要針對交往中的情侶，特別是慕道友。不需牧者同意即可報名。
- 美滿婚姻課程：針對已婚夫妻。需了解婚姻狀況及孩子資訊（數量、年齡，不需姓名），但孩子不需一起上課。
- 夫妻懇談會：針對已婚夫妻。
- 稱職的父母/青少年相關講座：這類活動較不固定，多以單次講座形式進行。
- 家庭營：分為兒童與青少年場次。兒童場次的報名流程因涉及整個家庭（父母與多位子女），操作上較為複雜，是過去的痛點。
會議首先盤點了家庭事工的各類課程與活動，並討論了其報名表單所需的特定欄位：
- 核心爭議：迦拿課程的牧者審核機制
- 現行規定：「迦拿課程」是目前唯一強制要求需經牧者約談同意才能報名的課程。設立此規定的初衷是基於牧養關懷，希望牧者能協助判斷情侶的狀況是否適合進入更深入的婚姻探討，避免交往時間過短或狀態不穩定的情況。此課程也與能否申請在教會場地結婚相關。
- 執行困境：實務上，牧者常因忙碌而無法及時約談，導致會友抱怨流程刁難。這也衍生出「先報名，後告知牧者」的變通方式，使得原先的把關意義被稀釋。許多牧者事後被通知時，其實對情侶的狀況並不了解。
- 解決方案討論：
- 初步建議：考慮在報名頁面加註「報名不代表資格確立，裝備部保有最終審核權」。若報名者資格不符（例如，未獲牧者同意），即使已繳費，教會也將全額退費（含所有手續費）。
- 效益評估：考量到迦拿課程一年僅舉辦約三次，學員數不多，為此開發獨立的審核流程系統不符成本效益，因此採用文字說明搭配事後人工審核與退費是較可行的做法。
- 表單設計與技術需求
- 單一表單 vs. 多重表單：由於家庭裝備下的各項課程所需欄位不盡相同（如：有些需要配偶資料，有些需要交往對象資料），會議討論了兩種表單設計方案：
- 最佳方案：開發一個包含所有可能欄位的「萬用表單」，然後根據不同課程的需求「隱藏」不需要的欄位。此方案最具彈性，也能應用於其他部門（如學青）的需求。
- 備案：如果技術上無法實現欄位隱藏，則需將家庭裝備的報名表拆分為2至3張不同的表單（例如：「交往中」與「已婚」兩類），使用者根據自身情況選擇對應的表單。
- 待辦事項：旭倫將向工程師了解「隱藏欄位」功能的可行性。
第二部分：兒童營會報名
- 核心需求：家長為多位子女報名
- 場景設定：兒童營會的報名者絕大多數是家長為一位或多位孩子報名。系統需要支援家長使用自己的帳號，一次為多位孩子填寫報名資料。
- 界面設計挑戰：
- 一次填寫多人資料，在手機上可能導致頁面過長，使用者體驗不佳。
- 會議討論了幾種可能的呈現方式，例如：一次性呈現所有欄位、分頁填寫、或類似Excel工作表的分頁標籤（孩童1、孩童2…）。此部分需與開發人員進一步討論，以兼顧電腦與行動裝置的操作體驗。
- 為避免混淆，系統應能自動帶入家長資料，但同時保留修改的彈性，以應對幫他人孩子報名的情況。
- 欄位與功能需求
- 基本欄位：除了姓名、生日等，特別提出：
- 生日年份：應限定填寫「民國年」，以統一格式。
- 特殊需求：此欄位對於志工了解孩童狀況非常重要，即使家長會填寫各種非典型的特殊需求（如：不吃零食），這些資訊仍有助於事前的溝通與準備。
- 費用與票種：兒童營會的收費較複雜，包含：
- 常規票種：早鳥價、一般價。
- 特殊票種：
- 同工/牧者家庭價：由於此為內部優惠，建議建立一個不上架的獨立報名活動頁面，直接將專屬報名連結提供給符合資格者。
- 愛心價（攜手關懷）：針對中低收入戶或高風險家庭等。此票種的資格認定是討論重點。
- 「愛心價」資格審核流程討論：
- 現行做法：報名者先選擇愛心價票種並完成報名，然後將證明文件寄至指定信箱，由同工人工審核。
- 系統優化方案：建議的流程是，報名者在填寫表單時直接上傳證明文件。系統先讓其以愛心價完成報名，同工後續進行人工審核。若發現證明不符，將聯繫對方並取消其報名資格，再全額退費。即使活動名額已滿，也會為其保留重新報名的名額。
- 關於退費: 目前教會活動之報名繳費由明理(資訊部)統一處理退費。建議教會藉由本次數轉系統建置，能同時檢討退款處理流程與主責分工。例如: 是否由各活動主要承辦人負責處理退費?
第三部分：金流與帳務
- 支付方式：未來的系統將支援信用卡、ATM虛擬帳號等多種支付方式，具體選項取決於最終與哪家金流服務商合作。
- 帳務需求：
- 財務同仁需要的不是銀行提供的原始API交易資料，而是一個能清晰呈現每個活動的「收入」（報名費總額）、「支出」（手續費）與「撥款淨額」的報表。
- 這項功能屬於系統後台的報表功能，而非金流API本身的功能，需要系統開發時納入此需求。財務人員依此報表，即可核對銀行撥款的總金額，並為各個活動獨立結案。