真理堂數轉小組第十次週會

5月29日(四)中午12:45

與會人員: Joann、明理、允中、Joseph、旭倫、Deborah

 

會議摘要：

  • 本次周會一開始，Joann分享了向上週向長執會報告數位轉型進度的情況，同時對主牧表達關於教會方面缺乏主責人力以確保推動數轉進度的顧慮。
  • 根據上周5/22對於會員註冊流程的討論，以及5/27明理哥與允中所提供由會員轉到會友的流程，亞諾團隊於本次周會提出會員註冊流程的工程界面圖和電子表單作業流程圖（涵蓋受洗、轉會、堅證）的視覺化呈現與數轉小組討論。

會員註冊流程討論

  • 旭倫呈現了會員註冊流程的工程示意圖。
  • 註冊方式： 提供兩種主要方式。
    • 傳統註冊： 填寫姓名、行動電話、Email 和密碼。可選擇 Email 或行動電話進行驗證。行動電話驗證涉及簡訊費用。建議姓名欄位提示填寫中文姓名。
    • 第三方登入： 支援 Google、LINE、IG。使用者透過第三方平台登入後，系統會嘗試抓取必要資料（例如 Email）。姓名和行動電話等基本資料仍需使用者自行填寫。第三方登入後，系統不再重複進行 Email 或行動電話驗證。
    • 舊會員資料比對： 無論哪種註冊方式，系統會將新註冊資料與舊有的會友資料庫進行比對。比對方式可能使用「姓名 + 手機」或「姓名 + 電子郵件」。
    • 自動身份轉換： 如果比對成功，系統會自動將該會員的身份轉為「會友」…。系統會根據教會定義的會員身份（如一般會員、會友、全職同工、牧者、系統管理員等）進行轉換…。
    • 資料更新與確認： 比對成功後，系統會帶出舊有資料，使用者可能被要求更新或確認部分基本資料（如地址）…。討論到哪些欄位應開放給使用者自行修改，哪些應鎖定並需聯繫教會處理。
    • 安全風險討論： 有關切第三方登入可能存在的冒用身份風險，特別是如果基本公開資料（如姓名、手機、Email）被他人得知…。建議探討透過第三方 API 進行更嚴謹的驗證或防止冒用…。教會內部需決定是否在會員註冊時就自動進行會友資料比對，或將此視為另一個流程。
    • 綁定多個第三方帳號： 同一人可以綁定多個第三方帳號（如 Google 和 LINE）到同一個會員身份。

電子表單作業流程討論 (受洗/轉會/堅證)

教會經討論後預計將成人受洗、成人堅振、成人轉會三張表單合併為一張，優先進行電子化…。

  • 整個從會員至會友的流程階段，電子表單的流轉涉及四個階段:
    • 當事人 (Applicant): 填寫表單進行註冊。
    • 啟動者 (Initiator): 可為小組長、區長或牧者。啟動表單給當事人填寫，審核當事人資料並填寫部分內容 (如預計受洗日期)。
    • 區牧 (District Pastor): 審核表單，可退回給小組長或當事人。
    • 佈道部 (Evangelism Department): 最終審核，決定結案。
    • 結案定義： 結案 (完成) 的定義是佈道部按下確認鍵。結案後系統自動將會員身份轉為會友。
    • 此表單流程其實已類似線上公文系統。
  • 功能需求：
    • 狀態追蹤： 需要追蹤每份表單的申請狀態，以協助行政預備。
    • 十一奉獻資訊： 表單結案後，十一奉獻資訊需自動轉送至財務部。目前建議透過 Email 通知。
    • 見證/感念文： 支援附件上傳。結案後需傳送至文字部。建議思考是否需設定最少字數。
    • 表單匯出： 需要匯出表單資料，功能應包含自定義欄位、篩選、排序、分組等。考慮到匯出為 Excel 後可自行處理部分排序/分組，某些功能可簡化。
    • 人數統計： 統計申請人數。
    • 未完全電子化處理： 對於無法使用電子表單的對象（如年長、重病、特殊生），其資料可能仍透過紙本收集，再由佈道部等人員手動鍵入系統。教會內部需明確此流程及希望納入的資料範圍。
    • 進度追蹤： 佈道部希望能隨時監控申請進度，以便催辦未完成的環節。
    • 隨時儲存： 表單填寫過程中應支援隨時儲存，以便當事人分多次填寫。
    • 必填驗證： 應有必填欄位驗證，確保送出前資料完整。

    其他討論

    • 青年團契需求： 針對青年團契希望透過簡單方式（如掃碼 LINE/IG ID）建立連結的需求，討論此是否包含在目前的會員註冊流程中。目前的流程設計第一步是進入登入頁面，這與青年團契希望的極簡方式可能不符。這部分的「簡單」定義需進一步釐清及溝通。這可能涉及新增一種會員身份或將相關功能納入 Phase 2的牧養管理系統。
    • 報名繳費系統： 亞諾團隊認為報名和繳費在系統功能上是兩個獨立的模組，但可以透過設定實現自動連結。支援報名後需經審核才能繳費的流程。整個概念類似電商網站的購物車，相對不複雜。
    • 舊資料匯入： 教會現有的會友及裝備課程資料庫理論上可以匯入新系統。 但如何驗證這些舊資料與新註冊帳號是否為同一人，需進一步討論以確保資料正確性與個資安全。

    行動項目

    • 教會內部（允中、明理哥）需針對以下事項進行討論確認或資料提供 :
      • 有關會員註冊/第三方登入可能存在的冒用身份風險：是否在註冊時透過第三方 API 進行更嚴謹的驗證或防止冒用 (但如此就與當初希望簡化註冊流程的立意相互矛盾)，或者，會員註冊階段不驗證，而把驗證放在成為會友的流程中，這需要教會內部進行討論與確認。
      • 會員定義與資料來源： 最終確立不同的會員身份定義，並提供詳細的欄位需求，釐清舊會友資料匯入及比對後的處理方式，特別是身份自動轉換或需另行申請的流程。
      • 處理紙本表單流程： 定義無法使用電子表單者的資料收集與建檔流程。
      • 受洗/轉會表單細節： 提供表單內容細節、相關作業流程（包括退回機制），釐清感念文/見證文的格式要求 (如字數)。佈道部對進度的追蹤需求。
      • 青年團契需求： 與青年團契溝通其對「簡單」註冊方式的具體期望，並評估是否能納入現行或未來階段的系統設計。
    • 亞諾團隊將根據教會提供的資料，繼續細化系統功能設計及規格，並針對第三方登入的安全風險進行內部討論。