真理堂數轉小組第十三次週會

6月19日(四)中午12:45

與會人員: Joann、詩清長老、明理、允中、Tom、Joseph、(旭倫)、Deborah

 

會議摘要：

一、 上週會議重點回顧與後續待辦事項

  • 新增功能整合：
    • 明理哥提出將奉獻查詢與裝備查詢併入現有功能。
    • 真理堂需提供奉獻查詢與裝備查詢的細部功能、欄位及相關文件/表格，以便後續進行更詳細的流程說明與實體會議確認。
  • 測試網站推出：
    • 亞諾團隊將提出測試網站供大家討論，作為Alpha Test（內部測試）的整體大架構，以確認是否符合預期。
    • 後續每個單一模組功能確認後，將會逐一掛載，並確認資料互通與串聯。
  • 實體會議規劃：
    • Deborah將與允中協調規劃實體會議。
    • 旭倫確認下週可開始針對會員註冊的細部流程進行會議與討論。
    • 實體會議將採滾動式調整：現場討論與意見回饋將帶回週會提出，並將建議修正帶回下次實體會議確認。
    • 目標是每1-2週確認一個新的單一功能。

二、 本週測試網站展示與討論

  • 測試網站概覽：
    • 亞諾展示了一個類似真理堂現有官網的測試網站畫面。
    • 暫時放置的功能入口包括：最新課程報名、奉獻記錄、裝備查詢、出席記錄等。
    • 右上方設有「登入」功能。
  • 登入功能細節：
    • 分為「會員登入」與「同工登入」兩類，使用相同資料庫但不同權限。
    • 同工登入：
      • 僅供教會內部同工使用，外人無法登入。
      • 同工資料管理由超級管理員進行「增、刪、修」功能，同工本身無法註冊。
      • 本週已掛載此功能。
    • 會員登入：
      • 供教會成員或外部人員報名活動、購買等使用。
      • 會員可透過 LINE、社群、Email、電話等教會認可的方式進行註冊、申請及開通。
      • 下週細部流程確認後將可掛載此功能。
  • 新功能整合方式：
    • 所有討論到的新功能都將掛載到網站左側的menu bar。
    • Menu bar各選單名稱應以教會習慣的名稱為主要定義，以確保大家有共通語言。
    • 建議menu bar功能選單如下:
      • 會友資料管理
      • 受洗堅振轉會資料管理
      • 裝備課程資料管理
      • 報名管理
      • 繳費管理
      • 奉獻資料管理
      • 會員資料管理
      • 同工資料管理
      • 身份權限設定
      • AI 知識庫
      • 操作記錄
    • 選單的子功能可以支援兩到三層的類別，以應對未來功能增多時的分類需求。
    • 只要單一模組功能流程確認且程式碼寫完，即可掛載上線。
    • 功能spec確認後，工程師可依此進行開發。
  • 測試策略與效率：
    • 實體討論與實際操作感受可能不同，Alpha test測試有助於發現問題並進行簡單修改調整，加速效率。
    • 此次測試網站的大架構旨在討論功能分區是否符合預期（例如課程管理與報名是否分開或整合）。
    • 強調功能應依據真理堂的管理與制度來設計，將實體世界運作邏輯轉化為數位按鈕與流程。
    • 希望設計規格能領先於工程開發，確保工程師有明確的藍圖。
  • 與現有官網的整合討論：
    • 現有內網（Intranet）：主要用於同工通訊、全職同工規章、表單及相關連結。建議將同工相關資料維持在原內網。
    • 新系統與官網關係：
      • 新系統與現有官網完全無關，是一個全新的功能與資料架構。
      • 現有官網只需添加一個超連結（Hyperlink），指向新系統的「登入」頁面。
      • 新系統的界面可以長得很像現有官網，讓使用者不覺得離開官網（透過 HTML、CSS、JavaScript 等前端技術實現）。
      • 現階段不建議更動現有官網的底層系統。
    • 視覺設計：目前的測試階段完全不涉及視覺設計、UI/UX、顏色、字體、企業形象（CI image）等。這些都屬於非常後期的beta測試階段才進行的規劃。目前僅專注於功能規劃與流程確認。

三、 實體會議重點與參與人員

  • 下週開始第一次實體會議：將優先討論會員的註冊與資料管理。
  • 實體會議參與人員：
    • 將根據不同模組的功能來邀請相關人員，而非固定班底或部門單位。
    • 網站運作底層原則：主要由明理哥與允中負責。
    • 單純會員相關：明理與允中。
    • 會員資料管理：將邀請侾甫牧師團隊（牧養資源部門，可能由陳怡如主任代表）參與。
    • 國高大部門：悅亨牧師負責，但因七八月忙碌（營會），初期實體會議可能難以固定參與，建議延至九月或在 Phase 1 結束前的常務牧師團會議中一次性確認。
    • 「種子」顧問群：曾建議尋找教會內部熟悉數位且有授權的同工擔任顧問，但因各部門主管多很忙碌，目前傾向先邀請步道裝備部（校福牧師團隊），因他們與會友互動最多，能提供實質建議。
  • 固定會議時間：建議設固定會議時間，提高效率與節奏感，並讓更多人參與，提早給予意見，有利於轉型落地。講者將與主目討論如何推動各部門派代表參與。

四、 AI 知識庫規劃

  • 功能納入：AI 知識庫將在Phase 1納入。
  • 預期功能：
    • 整理教會所有規章與表單。
    • 整理所有會議記錄。
    • 儲存每年發生一次但容易被遺忘的特定事項筆記。
  • 資料準備：
    • 需先明確 AI 知識庫的目標功能。
    • 根據功能告知需準備的資料格式（PDF, Word, PPT, Excel 等）。
    • 可考慮由專人或各部門進行初步資料整理。
    • 建議先將現有內網中已整理好的規章與表單丟入測試。

五、 其他技術與安全問題

  • 群組安全：提及LINE群組有外部人員滲透並發送廣告的問題。建議LINE群組不開放所有人進入，需由管理員管理。此議題因涉及小組群組管理，將另行討論。