真理堂數轉小組第六次週會
● 時間：4月17日周四中午12：45 – 13：30
- 與會者：Joann(主席)、詩清長老、明理、允中、Tom、Joseph、Jason、旭倫、Deborah
- 會議摘要：
- 專案已進行一個多月，初步成果已向長執會報告並獲得肯定。
- 下一步將於4月23日向牧者團隊進行報告。
- 預計在四月底前針對系統開發的優先順序做出決定。希望4月底前，主牧可以做一個優先順序的決定。
- 後續規劃包括 5月完成資訊系統的需求書，然後進行系統廠商的招標與評估。
- 強調組織內部形成共識對於數位轉型成功的關鍵。缺乏決心和頻繁變更需求，會阻礙專案進展。
- 現有的 SOP 不夠明確且過於依賴個人經驗，需要同步制定清晰的 SOP。
- 需要同步儲備未來能接續數位轉型和系統運營的人才。
- 主責團隊需要決定誰來負責組織文化面向的推動。
- 牧區或小組的劃分需要定義清楚。
- 長執會希望系統開發需考量教會未來發展方向。
- 需思考系統使用者年齡層的適用性，兼顧資深與年輕會友的需求。(青年牧區願意做新系統完成後的beta test再做推廣普及。)
- Data保存規劃時需考慮如何資料收集（data collecting）與資料唯一性（data unique）。
- 初步需求清單中較少提及人才培育藍圖與方向，須再請主牧思考這個部分。
- 需要思考未來所需的會議類型與頻率：目前核心會議功能混雜，需重新調整會議類型，區分討論方向、執行與細節的會議。
- 將重新定案組織架構，明確各部門職責。
- 對錕梁牧師提出的優先順序（會友系統、牧養系統、財務相關）沒有太多異議。
- 主要功能模組：
- 會友管理系統（含系統管理、管理開發、推播通知、新家人線上數位表單、人才資料庫）
- 財務系統（含系統架構設計開發管理、與總會系統同步、線上報名繳費整合、停車與學社繳費等）
- 行政線上簽核系統（含行政管理架構、場地管理、預算、請款線上簽核、教會活動形式力、知識庫管理）
- 牧養管理系統（功能待詳述，強調設計與管理）
- 資訊安全（含資訊安全架構、權限管理）
- 強調主要功能確定後，子功能的優先順序仍可再議。
- 會計系統預計沿用現有系統，財務系統主要處理財務流程上的協助。「財會是分開的，所以基本上如果教會現在是用正航會計，就是沿用。」
- 關於功能排序的建議：
- 建議將會友管理與牧養管理平台放在一起，因兩者皆針對會友。「會友管理系統跟牧養管理平台放在一起，因為這個都是針對我們的會友。」
- 報名繳費系統可置於中間，因其介於會友與內部管理之間。
- 內部管理（財務、行政、資訊安全）可依對內需求排序。
- 亞諾團隊說明：
- 目前的功能分類是基於初步報告分析，子功能可能不足，後續將根據教會的優先順序進一步展開。
- 建議優先建立會友資料，因其為其他系統的基礎。
- 後續將提供更細節的系統功能與關聯性圖，以利內部 SOP 的討論。
- 原規劃時程（checkpoint）：
- 三月：資訊收集
- 五月：產生需求書（Checkpoint B）、系統廠商評選與服務建議書
- 六月：廠商簽約
- 年底：測試（線上測試、上線測試）、使用手冊
- 明年二月：上線營運（預計測試 2-3 個月）/廠商提供結案報告書
- 時程調整討論：
- 需求書的產生時間點與教會確認需求的程度高度相關。
- 強調「先準再求快」，若需求不夠明確，倉促進行可能無意義。
- 亞諾團隊同意於周三簡報中提供說明需求確認前的步驟說明與責任歸屬，包含流程圖（flow chart）以更清楚了解專案推進步驟，協助教會了解如何參與下一步，方便內部協調與準備。
- 於初步需求清單中提及 AI 導入，包括客服、知識庫建立、內容整理、崇拜出席分析等方面。討論是否在第一階段導入 AI，以及導入哪些功能。
- 建議將 AI 視為知識管理系統的一部分，融入現有的系統功能分類中，避免被視為完全獨立的項目。
- 亞諾團隊將根據不同功能與使用情境，考慮使用生成式 AI 或機器學習等不同方案。
- 亞諾團隊目前正在開發KM並導入AI，可作為教會導入AI的實際案例參考。後續考慮透過實際系統演繹的方式向牧長展示 AI 導入後的應用情境。
- 確認 4 月 23 日（下週三）的牧者團隊報告將於上午九點半開始，地點在六樓電梯右轉的大會議室。
- 預計簡報時間約 15 分鐘，連同問答時間暫定一小時。
- 將於下週三報告前時提供出席人員名單。
本次週會主要圍繞教會數位轉型專案的進度、長執會與核心牧者會議的回饋、下一階段的需求確認、系統功能規劃、時程安排以及導入 AI 的初步討論。
一、專案進度與初步成果：
二、組織文化與共識的重要性：
三、長執會與核心牧者會議的回饋：
四、系統功能規劃初步構想（亞諾團隊簡報）：
五、專案時程規劃：
六、AI 導入初步討論：
七、其他事項：