2025_0918_數轉會議紀錄_第二十六次週會

真理堂數轉小組第二十六次週會會議紀錄

 

會議時間: 9月18日(四)中午12:45

與會人員: Joann、詩清長老、明理、怡如、Joseph、旭倫、Deborah

會議紀錄:

本次週會主要討論會友系統相關待解決議題，以及教會數轉專案的進度溝通與未來執行的準備工作。

專案進度與廠商合作

• 與「亞諾」團隊的合作：詩清長老表示上週末已向長執會報告數位轉型進度，並針對第一階段開發案，優先與「亞諾」團隊合作一事，取得了長執們的支持。長執會考量過去幾個月與亞諾團隊有良好的互動與信任，期待能繼續合作完成開發案。不過，為求慎重，後續仍會評估亞諾團隊的相關經驗案例，並補充一些但書條款。
• 金流廠商洽談：為配合授權繳費系統，需要尋找可提供 API 的金流廠商。Joann過去一週已和台北靈糧堂及永豐金控進行了討論，並安排了與永豐金控金流主管及財務部的會議，以利後續合作。
• AI 種子訓練：本週二已與亞諾團隊針對第一階段的 AI 種子訓練（特別是文字見證部分）進行會議，討論內部同工如何開始訓練。

待決議與需收斂事項

會議中指出，大部分功能需求已訪談確認，但有幾項關鍵議題尚待教會內部討論與決議，才能讓專案繼續推進。

• 會友資料與定義：
  • 資料欄位：需要教會提供明確的「正式會友資料表」，定義需要收集的欄位，以便建置到系統中。
  • 身份認定：這是本次會議的討論焦點。目前的挑戰是，系統中許多早期加入的會友，並未經過現行「受洗、轉會、堅振禮」的正式流程，導致系統無法明確辨識其會友身份。這可能引發情感問題，例如在教會數十年的資深會友在系統中卻不被認定為正式會友。
  • 解決方案討論：會議中熱烈討論如何認定這些身份模糊的會友。初步建議可採用「聯集」概念，將「有本堂受洗/轉會/堅振禮紀錄者」與「有穩定十一奉獻紀錄者」先認定為基礎會友名單。針對其他特殊情況（如長期穩定聚會但未完成轉會手續者），建議整理出各種類型，提供數據比例，讓牧者團隊做最終決策。此外，也建議在系統中建立「會友資格申訴」的管道，讓認為自己應是會友卻無法使用特定功能的人，能快速反應並由同工審核處理。
• 青少年營會與家庭裝備報名：這兩類活動的報名變動性較大，不一定要完全納入新系統開發。未來可利用 Google Workspace 等現有免費工具搭配外掛來處理特殊的選課或問卷需求，以降低開發成本。
• 系統中的「會員」與「會友」稱謂：先前討論到，「會員」（任何註冊使用者）與「會友」（經教會認定的正式成員）的稱呼可能造成混淆。會議結論是，在對外的活動報名頁面上，不需要特別標示「會員」或「會友」，而是直接標明活動的參加資格限制（例如：限小組長、限會友，或無限制），系統後台則會根據登入者的身份自動過濾或限制報名資格，以此避免使用者混淆。
• 關於資格報名限制，期待系統建置之後可以改變主事者的習慣，針對活動報名對象身分儘量避免習慣性的彈性處理。
• 關於「會員」名稱: 就系統而言這個身分目前最主要的use case是報名與奉獻。對教會內部大家可以理解，但對外可能會產生混淆。建議是否對外不須出現「會員」名稱，亦即一般民眾，沒有對象限制。此部分須請教會確認。
• 會員註冊系統: 今年三月與青年團契的訪談，青年牧者曾提到簡化註冊流程對於他們邀約新朋友參加活動很重要。在新朋友尚未受洗成為會友之前，會員系統的簡易註冊方式即是呼應他們的需求與想法。(當時討論的概念圖如下)(另註: 經過數轉小組長達半年的討論，部分功能需求與下方概念圖已有不同。)