台北真理堂數位轉型訪談摘要 : 資訊部
日期: 2025.03.07
與談者: 資訊部(主講者)、Joann、Joseph、Deborah、Jason
檢視目前教會內部使用的各種資訊系統（奉獻、裝備、場地、預算、牧養PRM等），以及探討如何優化這些系統，使其更符合教會的需求，並解決現存的問題。其中，整合性、易用性，以及與總會系統的銜接是討論的重點。
主要議題與觀點：
- 與總會的關係：
- 台北真理堂在組織架構上與總會的關係，不同於其他教會的自主性。
- 財務方面，雖然會計帳是在總會，但真理堂有自己的帳務系統，需要將資料上傳到總會系統。
- 奉獻收據由總會開立，資料需上傳至總會系統後才能下載。「每人每一筆都要拋上去總會，然後總會會放行之後，你才可以取到奉獻收據。」
- 未來財務系統是否直接連結總會也是討論的重點。「假設未來財務是進到系統裡面的話，決行是決行到總會，還是只要決行到台北真理堂的帳就停下來了？」
2.現有資訊系統的困境：
- 各種系統各自獨立，資料無法有效串接整合，造成作業上的不便。
- 為滿足牧者訓練學校的需求，裝備系統複製了一份資料，導致數據不同步。
- 場地管理系統老舊，功能受限，只有一個管理員可以操作。
- 預算系統過於簡化，無法滿足真理堂複雜的會計科目需求。
3.牧養系統（PRM）的挑戰：
- 過去的PRM系統整合了會員、奉獻等資料，並提供小組長回報功能，但隨著總會收回奉獻系統，以及RPG的推行，PRM的功能逐漸模糊。
- RPG的推行使得小組的概念變得模糊，難以有效統計和管理。
- 鼓勵小組長持續回報的誘因不足，導致回報率下降。
4.未來發展方向：
- 考慮將部分系統外包或使用現有平台，以減輕資訊同工的負擔。「這個違是不是能夠盡可能外包…我找一個現有平台，比如說這個就是用，就是用就好了。」
- 探討使用LINE API整合各項功能，提供更便捷的使用者體驗。「大家都喜歡用LINE，所以我直接綁在LINE裡面，包括我的小組，我已經都被綁在裡面了。」
- 梳理教會組織架構，釐清小組、RPG等概念，以便設計更符合需求的資訊系統。
5.對資訊系統開發者的期許:
- 願意將過去開發的系統轉移到雲端平台。「我這邊是要拿掉我過去所打造的所有的這些東西拿掉都沒問題，重建都可以。」
- 抱持開放態度，願意配合教會的需求進行調整。
總結：
台北真理堂在資訊系統發展上所面臨的挑戰與機遇，透過整合現有資源、優化使用流程，以及與總會建立更順暢的溝通管道，相信能為教會帶來更有效率的管理和更完善的牧養服務。
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真理堂數位轉型現況與未來發展
訪談目的：
- 梳理真理堂現有的數位系統，找出痛點與問題。
- 評估教會內部及對外數位服務的需求，並擬定優先改善項目。
- 探討如何透過數位轉型，提升牧養果效及教會整體運作效率。
- 確認未來數位發展方向，以及LINE作為核心平台的策略重要性。
- 討論如何改善教會組織文化，以利數位轉型順利推動。
核心主題與重要觀點：
1.會員系統資料更新困難：
- 現有會員系統資料老舊，無法有效更新。
- 許多會友更換手機號碼或搬家，導致資料不準確。
- 會友認為系統沒有用，同工也難以維護。
2.LINE 作為核心通訊平台的重要性：
- 台灣人最常用的通訊軟體是LINE，應以LINE為核心進行數位開發。
- 教會已開發LINE的「27禱告小幫手」，提供禱告文、選單、人數統計等功能。
- LINE平台方便會友使用，未來可整合更多功能，如活動報名、靈修資料、主日信息回看等。
- 原文引用：「如果我是在此刻要選擇未來10年，我一定就是說在通訊端我一定是以LINE為核心來做開發的思考。對因為像那種你們27的部分應該大家就很可以follow上這個東西，就是說禱告的統計。」
3.內部行政流程問題：
- REGIC請款系統流程複雜，各部門對財務部的規範有不同意見。
- 請購時主管已核准，驗收時主管還要再核准一次，流程不合理。
- 各部門各自開發系統，缺乏整合性。
- 應建立權責分明的請款流程及跨部門溝通機制。
4.數位轉型不只是技術問題，更是文化轉型：
- 數位轉型不只是導入系統工具，更需要使用者改變心態。
- 牧者必須大力推動，營造教會使用數位工具的氛圍。
- 內部同工也要整合流程，才能有效推動數位轉型。
- 過去缺乏推動，導致會友不使用數位系統，資料也未更新。
- 原文引用：「所以這個數轉文化不是解決同工裡面的問題，這只是一個部分，就是轉型之後，整個教會也在跟著轉型，在牧養上面轉型的時候，未來都是數據化的管理。」
5.牧養與數據化管理：
- 數據化管理可提供更準確的資訊，幫助牧者更了解會友狀況。
- 透過數據分析，可及時關懷生病住院會友、掌握小組出席狀況等。
6.組織文化與權責劃分
- 過去真理堂決策模式傾向由上而下，較缺乏平行溝通。
- 媒體部與資訊部之間，對於網站及數位內容的管理權責不清。
- 應建立明確的部門分工、全品次序及跨部門溝通機制。
建議優先改善項目：
1.優化LINE官方帳號：
整理並更新LINE官方帳號內的資訊，確保連結有效。
建立簡易的聊天功能，提供即時回覆及求助管道。
2.改善REGIC請款系統：
與財務部及總務處共同檢討並重新定義請款流程。
建立權責分明的請款流程圖，並將流程數位化。
3.建立跨部門溝通機制：
定期召開跨部門會議，讓各部門了解彼此的工作內容及進度。
加強部門間的協調與合作，避免資訊孤島及重複作業。
4.加強同工教育訓練：
提升同工對數位工具的熟悉度及應用能力。
建立全品次序觀念，強化分層負責及平行溝通能力。
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真理堂會議組織與事工協調機制探討
主要議題：
- 聖工會的角色與變遷：
音檔主要討論真理堂過去重要的「聖工會」機制，及其目前似乎逐漸被「核心小組」取代的現象。
聖工會的功能在於跨部門協調事工，而核心小組則偏重牧養。
- 跨部門協調的重要性：
強調事工執行需要跨部門的協調，例如禱告部舉辦特會時，需要媒體、總務、招待等部門的配合。
- 各主牧的跨部門協調角色：
討論到各主牧在事工行政端可能扮演的跨部門協調示範角色。
- 資訊部門與傳播/影音部門的合作：
特別提到資訊部門經常與傳播/影音部門合作，因涉及設備相關事宜。
- 行政與牧養的平衡：
討論行政會議（如聖工會）與牧養會議（如牧養會）的平行進行，以及兩者可能不衝突的觀點。
重點內容與引言：
1.聖工會的功能與運作：
- 「各部門會報告，我接下來要執行重點的事情，比如說我要辦一個特會。這次的特會是由禱告部做主辦，可是他會在這會議當中需求媒體這邊要幫我做錄影，然後我要上網，上網之後，比如說三天後就幫我下架，他就已經都想好了，然後呢，我需要總務幫我做什麼樣的事情，我預計的時間是什麼樣，我要請總務去幫我接講原來。我需要，我需要有招待的人員，那這一次因為在週間沒有辦法找，所以要找哪一些行政人員來，就講清楚講完之後…」這段話具體說明了聖工會如何協調跨部門事工。
- 「定期召開，每個禮拜二強迫大家都要…」強調聖工會的例行性。
- 參與者包括「財務部主管，然後宣教部主管，然後資訊部主管，或者是我門這些要參與事工的這各業務的負責…第一堂的負責，第二堂的負責，第三堂的負責總則都會參加。」
2.聖工會的衰落與核心小組的興起：
- 「後來宜人接手了嘛，但是又一段時間我好像感覺覺得怎麼聖工會好像消失…我很久沒有聽到聖工會，我現在聽到的就是核心小組。」(點出聖工會逐漸式微的現象)
- 「核心小組就非常是牧養導向。」說明核心小組的重點在牧養而非事工。
3.行政與牧養的分工：
- 「其實這可以平行進行其實是不會衝突的啊，行政有行政的會議嘛，牧養有牧養…」認為行政與牧養會議可以同時存在。
- 「聖工會也繪有一個固定的牧養會…他們就會針對牧養的層面討論，他們就不會討論事工的層面。因為事工就是有很多要跨部門協調執行。」點出兩者討論的重心不同。
4.跨部門協調的必要性與專案負責人：
- 主牧需要適合擔任跨部門協調的示範角色。
- 「其實最常跟有需求的單位，其實也就是其他的施工單位…我們最常接觸的就是那個傳播…影音…就是他們有設備跟我們相關…所以我們會經常會碰在一起。」說明資訊部門與傳播/影音部門合作頻繁。
總結：
音檔主要探討真理堂內部的會議組織與事工協調機制。過去的聖工會扮演重要的跨部門協調角色，但目前似乎逐漸被核心小組取代。講者們討論了如何平衡行政與牧養，以及加強跨部門協調的重要性。
後續建議：
- 釐清各部門主管的具體職責與定位，以及主牧做為跨部門協調的角色。
- 探討如何有效整合聖工會與核心小組的功能，或建立新的跨部門協調機制。
- 確保各部門之間的溝通暢通，特別是資訊部門與傳播/影音部門。
- 評估現有組織架構是否能有效支持教會的事工發展。
目前已談論觸及之資訊系統：
- 場地系統 （PHP）
- 預算系統（財務）
- PRM牧養系統。
- 裝備報名系統（Wix？）
- 奉獻系統連結總會。
- 會友查詢系統
- 奉獻袋號查詢系統(經由同工)
- 人資系統
- 原有會友系統
- 請款系統